Documentation Le client et le rendez-vous
Contrats et prix
Vous fixez tous vos prix, voiture par voiture. Lokary les applique sans erreur à chaque réservation, puis prépare le contrat avec les informations du client. Au rendez-vous, il ne reste qu'à le relire et le faire signer sur le téléphone.
En bref
Le prix et le contrat sont liés : le prix calculé à la réservation est celui qui figure au contrat. Vous n'avez rien à recopier, et le client signe exactement ce qu'il a vu en réservant.
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui fixe les prix ? | Vous, pour chaque voiture. Lokary n'impose aucun tarif. |
| Comment la durée est-elle comptée ? | Par tranches de 24 heures, avec une heure de tolérance. |
| Le prix peut-il changer après la réservation ? | Non. Il est figé au paiement de l'acompte. |
| Qui remplit le contrat ? | Lokary, à partir de la réservation et du dossier du client. Vous vérifiez et complétez au besoin. |
| Où et quand se signe-t-il ? | Au rendez-vous, sur téléphone. Le PDF signé est ensuite figé et envoyé au client. |
Le parcours de l'agence
- Vous remplissez les prix de la voiture
Grille par durée, forfait week-end, kilomètres inclus, prix du kilomètre en plus, franchise et caution. Vous pouvez copier la grille d'une autre voiture puis l'ajuster.
- Vous vérifiez avec le simulateur
Vous testez quelques dates. Lokary signale toute incohérence, par exemple une location plus longue qui coûte moins cher.
- Vous publiez la voiture
Son lien de réservation devient actif. Une voiture sans prix reste retirée, elle ne peut pas être réservée.
- Une réservation arrive
Le prix est calculé automatiquement et affiché en détail au client. Au paiement de l'acompte, le contrat est préparé avec ce prix.
- Vous ouvrez le contrat au rendez-vous
Tout est déjà rempli : client, conducteurs, voiture, dates, lieu, prix, acompte déduit, caution et règle d'annulation. Vous ajoutez au besoin un conducteur ou une option demandée sur place.
- Le client signe sur le téléphone
Le contrat reçoit son numéro à la signature, puis le PDF est figé avec une empreinte, un code unique qui permet de prouver qu'il n'a pas été modifié. Il est envoyé au client par e-mail.
Le parcours du client
- En réservant, il voit le détail du prix : location, forfait week-end, options, livraison, total, acompte et reste à payer.
- Il accepte vos conditions, la règle d'annulation, la caution et la franchise avant de payer l'acompte.
- Au rendez-vous, il relit le contrat sur votre téléphone, y compris vos conditions générales, puis signe avec le doigt.
- Il reçoit le PDF signé par e-mail, puis chaque avenant s'il y en a.
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Grille de prix par durée | À remplir, copiable d'une voiture à l'autre | Fiche de la voiture |
| Forfait week-end : période, prix et kilomètres inclus | À remplir | Fiche de la voiture |
| Week-end loué seulement en entier | Activé | Fiche de la voiture |
| Kilomètres inclus par jour et prix du kilomètre en plus | À remplir, ou kilométrage illimité | Fiche de la voiture |
| Montant de la caution et de la franchise | À remplir | Fiche de la voiture |
| Âge minimum et ancienneté du permis | Aucune condition | Fiche de la voiture |
| Catalogue d'options et packs de kilomètres | Aucun | Réglages de l'agence |
| Taux d'acompte | 20 % du total | Réglages de l'agence |
| Conditions générales de location | Modèle de départ, à relire | Réglages de l'agence |
| Taux de TVA | À confirmer avec votre comptable | Réglages de l'agence |
| Tolérance au retour | 1 heure | Réglages de l'agence |
Le calcul du prix
La durée facturée
Une location est facturée par tranches de 24 heures entamées, après une heure de tolérance. Une voiture prise le mardi à 10 h et rendue le jeudi à 10 h 50 compte 2 jours. Rendue à 11 h 05, elle en compte 3.
La grille par durée
Vous choisissez vos tranches de durée et le prix par jour de chacune. La tranche qui correspond à la durée totale s'applique à tous les jours de la location.
Le forfait week-end
Si les dates couvrent votre période de week-end, le forfait s'applique en entier. Les jours ajoutés avant ou après sont facturés au tarif de la grille, selon leur nombre. À partir de 7 jours, seule la grille s'applique.
- Grille : 1 jour
- 300 € par jour
- Grille : 2 à 3 jours
- 280 € par jour
- Grille : 4 à 6 jours
- 250 € par jour
- Grille : 7 jours et plus
- 210 € par jour
- Forfait week-end, vendredi au dimanche soir
- 1 000 €
- Mardi 10 h au jeudi 10 h 50, 2 jours à 280 €
- 560 €
- Vendredi au dimanche soir, forfait week-end
- 1 000 €
- Jeudi au dimanche soir, forfait et 1 jour à 300 €
- 1 300 €
- Mercredi au dimanche soir, forfait et 2 jours à 280 €
- 1 560 €
- Lundi au lundi suivant, 7 jours à 210 €
- 1 470 €
Les kilomètres
Les kilomètres inclus se comptent par jour facturé. Au-delà, le prix du kilomètre en plus s'applique au retour. Un pack de kilomètres acheté à la réservation s'ajoute aux kilomètres inclus.
- Kilomètres inclus, 2 jours
- 400 km
- Kilomètres parcourus
- 520 km
- 120 km en plus à 1,50 €
- 180 €
Les options et la livraison
Chaque option est facturée par jour ou par location, selon votre réglage : conducteur en plus, jeune conducteur, siège bébé, livraison. Elles s'ajoutent au total avant le calcul de l'acompte, qui est ensuite déduit sur le contrat.
Ce que contient le contrat
| Partie | Contenu |
|---|---|
| Les parties | Votre agence et le client, avec son permis et ses coordonnées. |
| Les conducteurs additionnels | Chacun avec son identité et son permis. |
| La voiture | Modèle, plaque, kilométrage et carburant au départ. |
| Le rendez-vous | Dates, heures et lieux de départ et de retour. |
| Le prix | Détail des lignes, options, total, acompte déduit et reste à payer. |
| Les garanties | Kilomètres inclus, franchise, montant et mode de caution. |
| Les règles | Règle d'annulation et conditions générales de votre agence. |
| Les annexes | Annexe de dépôt si le client laisse un véhicule en caution, avenants éventuels. |
Le contrat signé se lit toujours depuis son contenu figé. Si vous changez plus tard vos conditions, votre adresse ou la fiche du client, le contrat déjà signé ne bouge pas.
Prolongation et changement de véhicule
La prolongation
Le client veut garder la voiture plus longtemps. Vous vérifiez dans le planning que la voiture est libre, puis vous créez un avenant avec la nouvelle date de retour. Lokary propose le prix des jours ajoutés selon votre grille. Vous pouvez l'ajuster avant la signature.
- Contrat signé, forfait week-end
- 1 000 €
- Avenant, 1 jour ajouté à 300 €
- 300 €
- Nouveau total
- 1 300 €
L'avenant a son propre PDF, signé par le client et figé comme le contrat. Le contrat d'origine reste inchangé.
Le changement de véhicule
Si la voiture tombe en panne ou doit être remplacée, un avenant indique la nouvelle voiture. La première est rendue avec un état des lieux de retour, la seconde part avec un état des lieux de départ. L'historique de chaque voiture reste juste.
L'annexe du véhicule laissé en caution
Quand le client laisse son propre véhicule en caution, une annexe de dépôt est jointe au contrat : véhicule, plaque, kilométrage, valeur acceptée, clé et carte grise remises. Elle est signée en même temps que le contrat.
Les cas particuliers
Le client ajoute un conducteur au rendez-vous
Vous l'ajoutez au contrat avant la signature, avec son permis. Il doit remplir les mêmes conditions d'âge et de permis que le client. L'option conducteur en plus est ajoutée au prix si vous la facturez.
Le client rend la voiture en avance
Le prix signé reste dû par défaut. Si vous décidez d'un geste, vous remboursez une partie depuis les paiements de la réservation, et le remboursement apparaît sur le décompte.
Le client rend la voiture en retard
Au-delà de l'heure de tolérance, chaque tranche de 24 heures entamée est proposée au tarif journalier du contrat. Vous validez ou corrigez le montant à la clôture.
Vous voulez changer le prix d'une réservation
Tant que le contrat n'est pas signé, vous modifiez la réservation et le prix est recalculé. Après la signature, seul un avenant peut changer le prix.
Le week-end est demandé à moitié
Si le week-end est loué seulement en entier, le client ne peut pas réserver un samedi seul. Vous pouvez désactiver cette règle voiture par voiture : les jours du week-end sont alors facturés à la grille.
Une réservation est annulée
Le numéro de contrat n'est attribué qu'à la signature. Une réservation annulée avant le rendez-vous ne consomme donc pas de numéro, et la suite de vos contrats reste continue.
Les limites
- La signature se fait au rendez-vous, sur téléphone. La signature à distance arrivera plus tard.
- Le client ne peut pas encore demander et payer lui-même une prolongation depuis un lien.
- Les tarifs de haute saison et d'événements arriveront après le lancement.
- Le modèle de conditions générales est un point de départ : il ne remplace pas la relecture par un professionnel du droit.
- Lokary calcule et applique vos prix, mais ne vous conseille pas sur leur niveau.
Questions fréquentes
Lokary impose-t-il des prix ?
Non. Tous les prix sont les vôtres : grille par durée, forfait week-end, kilomètres, options, livraison et caution. Une voiture n'est publiée qu'une fois ses prix remplis.
Mes prix sont-ils affichés TTC ?
Oui. Les prix que vous saisissez sont les prix finaux payés par vos clients : si votre agence facture la TVA, elle est comprise. Le taux de TVA de votre agence se règle dans vos réglages : faites-le valider par votre comptable.
Puis-je modifier un contrat déjà signé ?
Non. Le PDF signé est figé. Pour changer la date de retour ou la voiture, vous faites signer un avenant, qui a son propre PDF. Le contrat d'origine reste intact.
Le client peut-il signer le contrat avant le rendez-vous ?
Pas pour l'instant. Le contrat se signe sur téléphone au rendez-vous. La signature à distance arrivera plus tard.
Que se passe-t-il si je change ma grille après une réservation ?
Rien pour cette réservation : son prix est figé au paiement de l'acompte. La nouvelle grille vaut pour les réservations suivantes.
Puis-je utiliser mes propres conditions générales ?
Oui. Chaque agence a ses conditions, jointes à chaque contrat. Lokary propose un modèle de départ, à relire et adapter par un professionnel du droit avant usage.
Le client reçoit-il une copie du contrat ?
Oui. Après la signature, le PDF lui est envoyé par e-mail. Vous le retrouvez aussi dans la fiche de la réservation, avec ses avenants.