Documentation Recevoir des réservations
Réservation en ligne
Chaque voiture a son propre lien de réservation. Le client choisit ses dates et ses options, envoie son dossier, et paie un acompte une fois que vous l'avez accepté. Vous le retrouvez ensuite au rendez-vous, dossier complet et acompte encaissé.
En bref
La réservation en ligne remplace les échanges de messages pour savoir si une voiture est libre, combien elle coûte et quels papiers apporter. Le client fait tout depuis son téléphone, et rien n'est réservé sans votre accord.
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui réserve ? | Le client, depuis le lien d'une voiture ou la page de votre agence. |
| Qui décide ? | Vous. Chaque dossier est validé ou refusé par l'agence avant le moindre paiement. |
| Que paie le client en ligne ? | L'acompte, 20 % du total par défaut. Le reste et la caution se règlent au rendez-vous. |
| Le créneau est-il bloqué ? | Oui, dès que le client envoie son dossier, le temps que vous répondiez puis qu'il paie. |
| Le prix peut-il changer ? | Non. Le prix affiché au client est celui du contrat, et il est figé au paiement de l'acompte. |
Le parcours du client
Le client n'a pas besoin de créer un compte. Il suit les écrans dans cet ordre, et peut revenir en arrière à tout moment avant l'envoi de son dossier.
- Il ouvre le lien de la voiture
Par exemple le lien de votre Audi RS3, reçu sur Snapchat. Il voit les photos, les prix, la caution et les conditions principales.
- Il choisit ses dates
Le calendrier ne propose que les créneaux libres. Les jours déjà réservés, immobilisés ou réservés au nettoyage sont grisés. Si vous louez le week-end seulement en entier, il ne peut pas prendre un samedi seul.
- Il choisit le lieu et l'heure du rendez-vous
Parmi vos lieux habituels, ou une adresse de livraison dans vos zones. Il choisit aussi le lieu et l'heure du retour. Les frais de livraison s'ajoutent au prix.
- Il ajoute des options
Kilomètres en plus, conducteur supplémentaire, siège bébé ou toute option que vous proposez, avec leur prix.
- Il voit le détail du prix
Location, forfait week-end, options, livraison, total, acompte à payer, reste à payer sur place et montant de la caution. Rien n'est caché pour la suite.
- Il vérifie son identité, si vous l'avez activé
Il photographie sa pièce d'identité depuis son téléphone. Le résultat arrive directement dans son dossier.
- Il envoie ses documents
Ceux que vous exigez : pièce d'identité ou passeport, permis de conduire, justificatif de domicile.
- Il accepte vos conditions et envoie son dossier
Il lit et accepte la règle d'annulation, la caution et la franchise avant d'envoyer. Le créneau est alors bloqué pour lui.
- Il attend votre réponse
Il reçoit un message de confirmation de l'envoi, puis votre réponse par e-mail ou SMS.
- Il paie son acompte
Dès que vous acceptez le dossier, il reçoit le lien de paiement. Une fois l'acompte payé, la réservation est confirmée.
Le parcours de l'agence
Recevoir un dossier
Vous recevez une alerte dès qu'un dossier arrive. La réservation apparaît dans le planning avec le statut Dossier à valider et le temps qu'il vous reste pour répondre.
Examiner le dossier
L'écran de validation rassemble tout ce qu'il faut pour décider :
- les dates, le lieu et l'heure choisis, les options et le prix ;
- les documents envoyés et le résultat de la vérification d'identité ;
- l'historique du client s'il a déjà loué chez vous.
Répondre
| Votre choix | Ce qui se passe |
|---|---|
| Accepter | Le client reçoit le lien pour payer son acompte. Le créneau reste bloqué pendant le délai de paiement. |
| Proposer une autre heure | Le client doit accepter la nouvelle heure avant de payer. S'il refuse, il ne paie rien et le créneau se libère. |
| Demander une pièce | Le client reçoit un lien pour ajouter la pièce manquante ou refaire une photo floue. |
| Refuser | Le client est prévenu, il ne paie rien et le créneau se libère aussitôt. |
Suivre la réservation
Une fois l'acompte payé, la réservation passe en Confirmée dans le planning, avec son rendez-vous. Le contrat est prêt à signer au rendez-vous, déjà rempli avec les informations du formulaire.
Les réglages
Tout se règle par voiture ou pour toute l'agence. Lokary n'impose aucun prix.
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Voiture publiée ou retirée | Retirée tant que ses prix ne sont pas remplis | Fiche de la voiture |
| Grille de prix par durée | À remplir, copiable d'une voiture à l'autre | Fiche de la voiture |
| Forfait week-end | Période, prix et kilomètres inclus à remplir | Fiche de la voiture |
| Week-end loué seulement en entier | Activé | Fiche de la voiture |
| Options et leur prix | Aucune | Réglages de l'agence |
| Taux d'acompte | 20 % du total | Réglages de l'agence |
| Délai pour valider un dossier | 6 heures | Réglages de l'agence |
| Délai pour payer l'acompte | 2 heures | Réglages de l'agence |
| Règle d'annulation | Voir la section L'annulation | Réglages de l'agence |
| Documents exigés | Pièce d'identité ou passeport, permis | Réglages de l'agence |
| Vérification d'identité en ligne | Conseillée. Au choix : obligatoire, conseillée ou désactivée | Réglages de l'agence |
| Lieux, zones de livraison et créneaux | À remplir | Réglages de l'agence |
Le calcul du prix
La durée facturée
Une location est facturée par tranches de 24 heures, avec une heure de tolérance. Une voiture prise le vendredi à 18 h et rendue le dimanche à 18 h 45 compte donc 2 jours.
La grille par durée
Vous choisissez vos tranches de durée et le prix par jour de chacune. Plus la location est longue, plus le prix par jour peut baisser. C'est la tranche correspondant à la durée totale qui s'applique à tous les jours.
Le forfait week-end
Si les dates couvrent votre période de week-end, le forfait s'applique. Les jours ajoutés avant ou après sont facturés au tarif de la grille. À partir de 7 jours, seule la grille s'applique, pour que la longue durée reste avantageuse.
- Mardi à jeudi, 2 jours à 280 €
- 560 €
- Vendredi au dimanche soir, forfait week-end
- 1 000 €
- Jeudi au dimanche soir, forfait et 1 jour à 300 €
- 1 300 €
- Lundi au lundi suivant, 7 jours à 210 €
- 1 470 €
Les options et la livraison
Chaque option est facturée par jour ou par location, selon votre réglage. La livraison dépend de la zone choisie. Options et livraison s'ajoutent au total avant le calcul de l'acompte.
L'acompte
L'acompte se calcule sur le total de la location, options et livraison comprises. Il est payé par carte, directement sur le compte Stripe de votre agence, ou avec votre propre lien de paiement si vous l'acceptez.
- Forfait week-end
- 1 000 €
- Livraison en ville
- 60 €
- Total
- 1 060 €
- Acompte payé en ligne, 20 %
- 212 €
- Reste à payer au rendez-vous
- 848 €
- Caution, au rendez-vous
- selon la voiture
Le client a 2 heures pour payer après votre accord, par défaut. Passé ce délai, la réservation est annulée, le créneau se libère et le client est prévenu. Il peut refaire une demande si la voiture est toujours libre.
L'annulation
La règle est affichée et acceptée par le client avant le paiement. Par défaut :
| Situation | Acompte |
|---|---|
| Vous refusez le dossier | Rien n'a été payé |
| Vous annulez la réservation | Remboursé en entier |
| Le client annule plus de 48 h avant le départ | Remboursé |
| Le client annule moins de 48 h avant, ou ne vient pas | Gardé par l'agence |
Vous pouvez changer le délai et les cas de remboursement dans vos réglages. La nouvelle règle vaut pour les réservations suivantes.
Les cas particuliers
Deux clients veulent les mêmes dates
Le premier qui envoie son dossier bloque le créneau. Le second voit les dates devenir indisponibles. Si le premier dossier est refusé ou si l'acompte n'est pas payé à temps, les dates redeviennent libres.
Vous ne répondez pas à temps
Après le délai de validation, la demande expire et le créneau se libère. Le client est prévenu et peut réserver une autre date. Vous recevez un rappel avant l'expiration.
Le paiement de l'acompte échoue
Le client peut réessayer avec une autre carte tant que le délai de paiement n'est pas écoulé.
La voiture tombe en panne après la réservation
Vous proposez une autre voiture au client ou vous annulez. En cas d'annulation par l'agence, l'acompte est remboursé en entier.
Le client veut changer ses dates
Il vous contacte. Vous modifiez la réservation depuis Lokary, le prix est recalculé et le client paie ou récupère la différence d'acompte selon le cas.
Le client ne vient pas au rendez-vous
Vous le marquez Client absent depuis le rendez-vous. L'heure et le lieu sont enregistrés, puis l'acompte suit la règle d'annulation.
Les limites
- Le reste de la location et la caution ne se paient pas en ligne : ils se règlent au rendez-vous.
- Le contrat se signe au rendez-vous. La signature à distance arrivera plus tard.
- Lokary ne répond pas tout seul aux messages Snapchat : vous partagez le lien ou un devis express.
- Les tarifs de haute saison et d'événements arriveront après le lancement.
- Lokary ne choisit pas les clients à votre place : chaque dossier reste votre décision.
Questions fréquentes
Le client doit-il créer un compte ?
Non. Il ouvre le lien, remplit le formulaire et paie son acompte. Il reçoit ensuite un lien personnel pour suivre sa réservation, sans mot de passe.
Puis-je partager le lien sur Snapchat ou Instagram ?
Oui. Le lien de chaque voiture se copie depuis sa fiche et se colle partout : conversation Snapchat, story, bio Instagram, WhatsApp ou e-mail.
Puis-je accepter une réservation sans acompte ?
Oui, en mettant le taux d'acompte à 0 %. La réservation est alors confirmée dès que vous validez le dossier. Le risque qu'un client ne vienne pas est plus élevé.
Que se passe-t-il si je change mes prix après une réservation ?
Rien pour cette réservation : le prix est figé au paiement de l'acompte. Les nouveaux prix s'appliquent aux réservations suivantes.
Un client peut-il réserver deux voitures en même temps ?
Il fait une réservation par voiture, avec le même dossier. Chaque réservation a son propre acompte et son propre rendez-vous.
Où va l'argent de l'acompte ?
Directement chez vous : sur votre compte Stripe, ou chez votre prestataire si le client paie avec votre lien de paiement. Lokary ne détient jamais l'argent de vos clients. Les frais de Stripe s'appliquent selon votre contrat avec Stripe.
Le client peut-il payer le reste en ligne ?
Pas pour l'instant. Le reste se règle au rendez-vous avec les moyens que vous acceptez. La caution se dépose en espèces, par carte avec le QR code, ou avec un véhicule laissé en caution si vous l'acceptez.