Documentation Le client et le rendez-vous
Mode rendez-vous
Vous remettez vos voitures sur rendez-vous, à un lieu convenu. Le client choisit le lieu et l'heure en réservant, reçoit ses rappels, et vous suivez votre journée dans l'ordre, jusqu'à la remise des clés sur un seul écran.
Jean Dupont
Léa Moreau
En bref
Le mode rendez-vous organise ce qui se passe entre la réservation et les clés : où, quand, avec qui, et ce que le client doit apporter. Il sert aussi au retour de la voiture.
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui choisit le lieu et l'heure ? | Le client, parmi vos lieux, vos zones de livraison et vos créneaux. |
| Qui confirme ? | Vous, en validant le dossier. Vous pouvez proposer une autre heure. |
| Quand est-il confirmé ? | Quand le client a payé son acompte. |
| Quels rappels ? | La veille et 2 heures avant, par e-mail, et par SMS à partir de la formule Essentiel. |
| Et sur place ? | Un seul écran pour la remise : pièces, état des lieux, signature, paiement et clés. |
Le parcours du client
- Il choisit le lieu et l'heure en réservant
Un de vos lieux habituels, ou une adresse de livraison dans vos zones, et un créneau libre. Il choisit aussi le lieu et l'heure du retour.
- Il reçoit votre réponse
Vous confirmez son heure ou vous en proposez une autre. Il doit accepter la nouvelle heure avant de payer.
- Il reçoit la confirmation
Après le paiement de l'acompte : adresse, lien GPS, reste à payer et documents à apporter.
- Il reçoit ses rappels
La veille et 2 heures avant le rendez-vous.
- Il peut prévenir d'un retard
Depuis le lien de sa réservation, il vous signale un retard ou vous demande une autre heure.
- Il est prévenu quand vous partez
Quand vous appuyez sur « En route », il reçoit un message.
Le parcours de l'agence
Confirmer le rendez-vous
En validant le dossier, vous gardez l'heure choisie ou vous en proposez une autre. Vous choisissez aussi l'employé responsable du rendez-vous.
Suivre la tournée du jour
La tournée liste les rendez-vous du jour dans l'ordre des heures, départs et retours mélangés, avec le lieu, le client, la voiture et l'employé.
Partir au rendez-vous
Le bouton « En route » prévient le client que vous arrivez.
Remettre la voiture
L'écran de remise vous guide dans cet ordre :
- Les pièces
Vous comparez les pièces originales du client avec son dossier.
- L'état des lieux de départ
Prises de vue guidées et horodatées, kilométrage et carburant. Les dégâts déjà connus sont repris.
- La signature
Le client signe le contrat sur le téléphone, déjà rempli depuis sa réservation.
- Le paiement
Le reste se règle avec les moyens que vous acceptez. La caution se dépose en espèces, par carte avec le QR code, ou avec un véhicule laissé en caution si vous l'acceptez.
- Les clés
Vous remettez les clés. La location démarre et le rendez-vous de retour s'affiche dans le planning.
Le client ne vient pas
Le bouton « Client absent » enregistre l'heure et le lieu où vous l'attendiez. L'acompte suit ensuite votre règle d'annulation.
Le retour
Le rendez-vous de retour a son heure, son lieu et ses rappels, comme le départ. Il ouvre l'état des lieux de retour et le calcul des kilomètres, du retard et des frais.
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Lieux habituels de rendez-vous | À remplir | Réglages de l'agence |
| Zones et prix de livraison | À remplir | Réglages de l'agence |
| Temps de trajet par zone | À remplir | Réglages de l'agence |
| Créneaux proposés | À remplir | Réglages de l'agence |
| Temps entre deux rendez-vous | À remplir | Réglages de l'agence |
| Temps de préparation de la voiture | Aucun | Réglages de l'agence |
| Rappels la veille et 2 heures avant | Activés | Réglages de l'agence |
| Documents à apporter | Repris des documents exigés | Réglages de l'agence |
Les horaires et le trajet
Les créneaux proposés
Le client ne voit que les créneaux où vous êtes disponible. Lokary retire ceux qui sont trop proches d'un autre rendez-vous, selon votre temps entre deux rendez-vous.
La préparation et le trajet
Entre deux locations, la voiture est bloquée le temps de sa préparation. Pour une livraison, le temps de trajet de la zone s'ajoute, pour que la voiture ne soit jamais promise trop tôt.
- Retour du client précédent
- 10 h 00
- Préparation de la voiture
- 1 h 30
- Trajet vers la zone de livraison en ville
- 40 min
- Premier départ possible chez le client suivant
- 12 h 10
L'argent au rendez-vous
Le reste à payer est affiché au client dès la confirmation, puis sur l'écran de remise. Pour un forfait week-end à 1 000 € livré en ville à 60 €, avec 212 € d'acompte payés en ligne, le client règle 848 € au rendez-vous, plus la caution de la voiture.
Les messages au client
| Message | Quand | Contenu |
|---|---|---|
| Confirmation | Après le paiement de l'acompte | Adresse, lien GPS, reste à payer, documents à apporter |
| Rappel | La veille | Heure, lieu, reste à payer, documents |
| Rappel | 2 heures avant | Heure, lieu et lien pour prévenir d'un retard |
| En route | Quand vous appuyez sur le bouton | Vous êtes en route vers le lieu du rendez-vous |
| Rappel de retour | Avant le rendez-vous de retour | Heure et lieu du retour |
Les messages partent par e-mail dans toutes les formules, et aussi par SMS à partir de la formule Essentiel. Sur chaque rendez-vous, le bouton « Copier pour WhatsApp » copie le même message pour le coller dans la conversation du client.
Les cas particuliers
Le client signale un retard
Vous recevez une alerte et l'heure prévue reste la même. Vous l'attendez, ou vous lui proposez une autre heure.
Le client demande une autre heure
La demande arrive dans Lokary. Vous l'acceptez si le créneau est libre, ou vous en proposez une autre. Tant que vous n'avez pas répondu, l'heure prévue reste valable.
Le client ne vient pas
À partir de l'heure prévue, vous pouvez le marquer « Client absent ». Appelez-le avant : un retard prévenu n'est pas une absence. L'heure et le lieu enregistrés servent de trace si le client conteste.
L'employé prévu n'est pas disponible
Vous confiez le rendez-vous à un autre employé. Il apparaît aussitôt dans sa tournée.
Le client veut rendre la voiture ailleurs
Vous changez le lieu du rendez-vous de retour si vous l'acceptez. Une livraison ou une reprise dans une zone payante suit le prix de cette zone.
Le client rend la voiture en retard
Le retard est facturé au retour : chaque tranche de 24 heures entamée au-delà de la tolérance, au tarif journalier du contrat. Il s'ajoute au décompte de fin de location.
Les limites
- Les messages ne partent pas tout seuls sur WhatsApp : vous les copiez avec « Copier pour WhatsApp ».
- Les rappels par SMS sont réservés aux formules Essentiel et Équipe, avec un nombre de SMS encore à fixer.
- La tournée est rangée par heure de rendez-vous : Lokary ne calcule pas l'itinéraire le plus court.
- L'état des lieux par simple lien, sans l'application de l'agence, arrivera plus tard.
- Le paiement sans contact sur le téléphone de l'agence arrivera plus tard : au rendez-vous, la carte passe par le QR code.
Questions fréquentes
Le client peut-il choisir n'importe quelle adresse ?
Non. Il choisit un de vos lieux habituels, ou une adresse de livraison dans une de vos zones. Une adresse hors de vos zones n'est pas proposée.
Le rendez-vous est-il confirmé dès que le client le choisit ?
Non. Vous confirmez l'heure ou en proposez une autre en validant le dossier, et le rendez-vous est confirmé quand l'acompte est payé.
Les rappels partent-ils par SMS dans toutes les formules ?
Non. Les rappels par e-mail sont inclus dans toutes les formules. Les rappels par SMS sont inclus à partir de la formule Essentiel.
Lokary envoie-t-il les messages sur WhatsApp ?
Pas tout seul pour l'instant. Le bouton « Copier pour WhatsApp » copie le message prêt à coller dans la conversation du client. L'envoi automatique arrivera plus tard.
Que se passe-t-il si le client ne vient pas ?
Vous appuyez sur « Client absent ». L'heure et le lieu sont enregistrés, puis l'acompte suit votre règle d'annulation : par défaut, il est gardé par l'agence.
Puis-je confier un rendez-vous à un employé ?
Oui. Chaque rendez-vous a un employé responsable, qui le voit dans sa tournée. La tournée par employé dépend de votre formule.
Faut-il du réseau pour l'état des lieux ?
L'état des lieux est prévu pour fonctionner sans réseau : les photos sont envoyées dès que le téléphone retrouve une connexion.