Documentation Flotte et fournisseurs
Planning et flotte
Le planning montre chaque voiture, jour par jour : réservations, rendez-vous, nettoyages et immobilisations. Deux clients ne peuvent jamais avoir la même voiture au même moment, et Lokary vous prévient avant qu'une échéance ou un contrat fournisseur ne vous surprenne.
Audi RS3
BMW M3
G 63
Porsche 911
Range Rover
En bref
| Question | Réponse |
|---|---|
| Double réservation possible ? | Non. Lokary la bloque, même si deux personnes réservent en même temps. |
| Que montre le planning ? | Réservations confirmées et en attente, rendez-vous, préparation et immobilisations. |
| Sur téléphone ? | Oui, avec une vue aujourd'hui et cette semaine. |
| Les échéances ? | Assurance, contrôle technique, entretien et papiers, avec alertes et blocage si elles sont dépassées. |
| Les fournisseurs ? | Coordonnées et contrat de chaque voiture, avec une alerte avant sa fin. |
Le planning
Chaque ligne est une voiture, chaque colonne un jour. Vous passez de la semaine au mois, vous filtrez par voiture ou par statut, et vous cherchez un client par son nom.
Ce que vous voyez sur chaque réservation
| Statut | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Dossier à valider | Le client a envoyé son dossier. Le temps qu'il vous reste pour répondre est affiché. |
| Acompte attendu | Vous avez accepté le dossier. Le temps qu'il reste au client pour payer est affiché. |
| Confirmée | L'acompte est payé. Le rendez-vous de départ est affiché avec son lieu et l'employé responsable. |
| En cours | Le contrat est signé, la voiture est chez le client. Le rendez-vous de retour est affiché. |
Créer une réservation pour un client au téléphone
Vous touchez un créneau libre, puis vous choisissez le client et les dates. Le prix est calculé avec votre grille, comme pour une réservation en ligne.
La vue téléphone
Elle montre aujourd'hui et cette semaine : départs, retours, rendez-vous avec leur lieu, voitures immobilisées et dossiers à valider. C'est la vue à ouvrir avant de partir à un rendez-vous.
Les règles du planning
Pas de double réservation
Une voiture ne peut avoir qu'une réservation, une préparation ou une immobilisation à la fois. Si un créneau se chevauche avec un autre, l'enregistrement est refusé et Lokary affiche ce qui gêne.
Le temps de préparation
Après chaque retour, la voiture reste bloquée le temps de la préparer : nettoyage, plein, contrôle. Pour une livraison, le temps de trajet s'ajoute au temps de préparation.
- Retour prévu
- 18 h 00
- Temps de préparation
- 1 h 30
- Trajet vers la livraison suivante
- 45 min
- Prochain départ possible
- 20 h 15
Les immobilisations
Vous bloquez une voiture pour un motif : Entretien, Nettoyage, Sinistre ou Autre. Les dates bloquées sont grisées dans le planning et sur le lien de réservation.
Les réservations en attente
Un dossier envoyé bloque le créneau pendant votre délai de validation, puis pendant le délai de paiement de l'acompte. Passé ces délais, le créneau se libère tout seul.
La fiche véhicule
- photos, marque, modèle, version, plaque, numéro de série et kilométrage ;
- pays d'immatriculation : France, Suisse, Pologne, Allemagne, Tchéquie ou un autre pays ;
- prix, caution, franchise et kilomètres inclus ;
- publiée ou retirée, avec le lien de réservation à copier ;
- fournisseur et contrat, échéances et historique des locations.
Une voiture ne peut être publiée qu'une fois ses prix remplis.
Les échéances
Pour chaque voiture, vous ajoutez ses échéances : Assurance, Contrôle technique, Entretien, Carte grise et papiers ou Autre. Une échéance a une date, un kilométrage, ou les deux.
| État | Quand | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Bientôt | Dans les 30 jours, ou à moins de 1 000 km | Alerte par e-mail, et par SMS à partir de la formule Essentiel. |
| Dépassée | Date passée ou kilométrage atteint | La voiture est bloquée : elle ne peut plus être réservée ni partir. |
| Faite | Vous l'avez marquée faite | Le blocage est levé. Vous ajoutez la prochaine échéance. |
Le fournisseur et son contrat
Beaucoup de voitures sont prises chez un fournisseur, souvent à l'étranger. Pour chaque voiture, vous enregistrez :
- les coordonnées du fournisseur ;
- la durée du contrat, 1, 3 ou 6 mois, et sa date de fin ;
- le prix, la caution versée, l'assurance incluse et la franchise due au fournisseur.
Avant la fin du contrat, Lokary vous alerte et liste les réservations déjà prises sur la voiture après cette date. Vous prolongez le contrat, ou vous déplacez ces réservations sur une autre voiture.
Les véhicules laissés en caution
Un véhicule laissé en caution par un client n'est pas une voiture à louer. Il apparaît dans une liste à part, hors du planning louable, avec le client, le lieu, la clé, la carte grise et la date de retour prévue. Il ne compte pas dans le nombre de véhicules de votre formule.
Le démarrage
Vous n'êtes pas obligé de partir d'un planning vide.
- Vous importez votre flotte
Avec un fichier CSV : partez du modèle fourni, ou d'un export de votre ancien logiciel. Vous associez ses colonnes à celles de Lokary, puis vous vérifiez l'aperçu avant l'import.
- Vous saisissez les réservations en cours
Avec la saisie rapide : voiture, client, dates et montant. Les créneaux sont aussitôt bloqués dans le planning.
- Vous ajoutez les échéances et les fournisseurs
Voiture par voiture, à votre rythme. Les alertes démarrent dès qu'une échéance est enregistrée.
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Temps de préparation après un retour | Aucun | Réglages de l'agence |
| Temps de trajet des livraisons | Selon la zone de livraison | Réglages de l'agence |
| Alertes d'échéance | 30 jours ou 1 000 km avant | Fixé par Lokary |
| Alerte avant la fin d'un contrat fournisseur | 15 jours avant | Réglages de l'agence |
| Pays d'immatriculation | À remplir | Fiche de la voiture |
| Voiture publiée ou retirée | Retirée tant que ses prix ne sont pas remplis | Fiche de la voiture |
Les cas particuliers
Une échéance est dépassée alors que des réservations sont prises
Les réservations déjà prises restent dans le planning, mais la voiture ne peut pas partir tant que l'échéance n'est pas faite. Lokary vous les liste pour que vous régularisiez à temps ou que vous les déplaciez.
La voiture tombe en panne pendant une location
Vous ajoutez une immobilisation Sinistre ou Entretien à partir de la date du retour. Les réservations suivantes qui se chevauchent vous sont signalées.
Vous remplacez une voiture par une autre
Vous ajoutez la nouvelle voiture, avec son fournisseur et ses échéances. Vous y déplacez les réservations à venir, puis vous archivez l'ancienne : Lokary refuse d'archiver une voiture qui a encore des locations à venir.
Une livraison est loin de votre point habituel
Le temps de trajet de la zone s'ajoute à la préparation. Si le créneau suivant devient trop court, la réservation qui gêne est refusée et Lokary vous l'indique.
Le contrat fournisseur se termine au milieu d'une location
L'alerte de fin de contrat la liste. Vous prolongez le contrat avec le fournisseur, ou vous prévoyez un changement de voiture avec le client.
Les limites
- Le glisser-déposer dans le planning arrivera plus tard.
- La synchronisation avec Google, Apple et Outlook arrivera plus tard.
- Lokary ne prend pas les rendez-vous d'entretien et ne commande rien à votre place.
- L'import se fait en CSV : enregistrez votre fichier Excel au format CSV avant de l'importer.
Questions fréquentes
Deux employés peuvent-ils réserver la même voiture en même temps ?
Non. La double réservation est bloquée à l'enregistrement : le second reçoit un message et la voiture reste à la première réservation.
Puis-je voir le planning sur mon téléphone ?
Oui. La vue téléphone montre aujourd'hui et cette semaine en un coup d'œil : départs, retours, rendez-vous et voitures immobilisées.
Une réservation en attente bloque-t-elle la voiture ?
Oui, dès que le client envoie son dossier. Elle apparaît avec son statut et le temps restant. Si le délai passe, le créneau se libère.
Mes voitures viennent de Suisse ou d'Allemagne, est-ce un problème ?
Non. Vous indiquez le pays d'immatriculation de chaque voiture. La plaque est enregistrée telle qu'elle est écrite.
Que devient l'historique d'une voiture rendue au fournisseur ?
Il reste dans Lokary. La voiture est archivée : elle ne compte plus dans votre flotte active, mais ses contrats, amendes et chiffres restent consultables.
Le planning se synchronise-t-il avec Google Agenda ?
Pas encore. La synchronisation avec Google, Apple et Outlook arrivera plus tard.
Je commence avec des locations déjà en cours, comment faire ?
Utilisez la saisie rapide : voiture, client, dates et montant, en quelques secondes par location. Vous complétez le reste plus tard si besoin.