Documentation L'argent
Paiements et caution
L'acompte se paie en ligne, le reste et la caution au rendez-vous. Vos clients vous paient avec les moyens que vous acceptez, et Lokary suit la caution, en espèces, par carte ou avec un véhicule laissé en caution, jusqu'à sa restitution signée.
En bref
| Question | Réponse |
|---|---|
| Que paie le client en ligne ? | L'acompte, 20 % du total par défaut, après votre accord sur son dossier. |
| Avec quels moyens ? | Ceux que vous acceptez : carte avec Stripe, espèces, virement, chèque, votre terminal, votre lien de paiement ou un autre moyen que vous nommez. |
| Et au rendez-vous ? | Le reste à payer et la caution. |
| Quels modes de caution ? | Espèces, carte par QR code sur le téléphone du client, ou véhicule laissé en caution. Vous choisissez ceux que vous acceptez. |
| Où va l'argent ? | Sur le compte Stripe de votre agence. Lokary ne le détient jamais. |
| Que se passe-t-il au retour ? | Lokary calcule les frais, vous validez, puis la caution est rendue ou retenue en partie avec un décompte pour le client. |
Le parcours de l'agence
- Vous choisissez vos moyens de paiement
Une seule fois, depuis les réglages : votre compte Stripe pour la carte, puis les autres moyens que vous acceptez. Les paiements par carte arrivent directement sur votre compte Stripe.
- Vous choisissez vos modes de caution
Pour l'agence, puis pour chaque voiture : espèces, carte, véhicule laissé en caution, et le montant de la caution de chaque voiture.
- L'acompte arrive en ligne
Le client le paie après votre accord. Il apparaît dans la réservation et dans l'argent à suivre.
- Au rendez-vous, vous encaissez le reste et la caution
Depuis l'écran de remise : QR code pour la carte, saisie et reçu signé pour les espèces, état des lieux et annexe pour un véhicule laissé en caution.
- Au retour, vous validez les frais
Kilomètres en plus, retard, carburant, dégâts. Les montants proposés restent modifiables avant la clôture.
- Vous rendez ou retenez la caution
Le client reçoit un décompte détaillé. Pour les espèces et le véhicule, il signe la restitution.
Le parcours du client
- En réservant, il voit le montant de la caution et les modes acceptés pour la voiture.
- Il voit les moyens de paiement que vous acceptez.
- Il paie l'acompte une fois son dossier accepté : par carte en ligne, ou avec votre lien de paiement.
- Au rendez-vous, il paie le reste et dépose sa caution. Pour la carte, il scanne le QR code avec son propre téléphone.
- Il reçoit un reçu de caution, puis le contrat signé.
- Au retour, il reçoit le décompte de caution et signe la restitution s'il a déposé des espèces ou un véhicule.
Les moyens de paiement
Vous choisissez comment vos clients vous paient. Chaque paiement arrive chez vous, jamais chez Lokary. Lokary l'enregistre pour suivre ce qui est payé et ce qui reste dû.
| Moyen | Comment il marche | Acompte en ligne | Caution |
|---|---|---|---|
| Carte avec votre compte Stripe | En ligne ou par QR code, Apple Pay et Google Pay compris. Lokary voit le paiement tout seul. | Oui | Oui, par préautorisation ou carte enregistrée |
| Espèces | Vous encaissez au rendez-vous et vous saisissez le montant. Le client signe un reçu. | Non | Oui, avec reçu signé |
| Virement, chèque, votre terminal de carte | Vous encaissez vous-même, puis vous enregistrez le paiement dans la réservation. | Non | Non |
| Votre lien de paiement | Vous collez dans vos réglages le lien de votre prestataire, PayPal ou autre. Lokary l'envoie au client, puis vous marquez le paiement reçu. | Oui, marqué reçu par vous | Non |
| Autre moyen, par exemple Paysafecard ou crypto | Vous le nommez dans vos réglages, vous encaissez avec votre prestataire, puis vous enregistrez le paiement avec sa référence. | Non | Non |
La caution se fait seulement avec un moyen qui permet de la retenir ou de la rendre : espèces, carte ou véhicule laissé en caution. Un remboursement se note avec le même moyen que le paiement.
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Compte Stripe de l'agence | Non connecté | Réglages de l'agence |
| Moyens de paiement acceptés | Carte avec Stripe et espèces | Réglages de l'agence |
| Lien de paiement de l'agence | Aucun | Réglages de l'agence |
| Taux d'acompte | 20 % du total | Réglages de l'agence |
| Modes de caution acceptés | Espèces et carte | Réglages de l'agence, puis fiche de la voiture |
| Montant de la caution | À remplir | Fiche de la voiture |
| Véhicule laissé en caution : valeur minimale | Désactivé tant qu'aucune valeur n'est remplie | Fiche de la voiture |
| Alerte si une caution en espèces n'est pas rendue | 24 heures après le retour | Réglages de l'agence |
| Alerte avant l'expiration d'une préautorisation | 24 heures avant | Réglages de l'agence |
| Relances des impayés | Activées | Réglages de l'agence |
La caution en espèces
Beaucoup de clients laissent leur caution en espèces. Lokary garde la trace de chaque billet reçu, de qui le détient et de quand il doit être rendu.
- Au départ, vous saisissez le montant reçu. Le client signe un reçu sur le téléphone, qui lui est envoyé.
- Le suivi des espèces détenues montre le total, le client, l'employé qui les a reçues et la date de retour prévue.
- Au retour, Lokary affiche le décompte : caution reçue, montant retenu, somme à rendre.
- Le client signe la restitution, avec le décompte. La caution passe alors en Rendue.
- Si la caution n'est pas rendue après le retour, vous recevez une alerte.
La caution par carte
Le client scanne le QR code affiché sur votre téléphone et saisit sa carte sur son propre téléphone. Vous ne touchez jamais à sa carte. Le mode dépend de la durée de la location :
| Durée | Ce qui se passe |
|---|---|
| Jusqu'à 7 jours, en général | Préautorisation : le montant est bloqué sur la carte, sans être prélevé. Au retour, vous retenez tout ou partie en une seule fois, et le reste est libéré. |
| Au-delà de 7 jours | Carte enregistrée, sans fonds bloqués. Au retour, le montant retenu est prélevé sur la carte, si elle l'accepte. |
| Jusqu'à 30 jours | Préautorisation longue, seulement si Stripe ouvre cette possibilité à votre agence. |
Le véhicule laissé en caution
Certains clients laissent leur propre véhicule en garantie. Vous l'acceptez voiture par voiture, avec une valeur minimale. Le véhicule, sa clé et sa carte grise restent chez vous pendant toute la location.
- Le client déclare son véhicule en réservant
Marque, modèle, année, plaque, kilométrage et valeur. Il dépose sa carte grise.
- Lokary contrôle la carte grise
Le nom du titulaire doit être celui du client. Sinon, le dossier vous le signale.
- Vous acceptez la valeur avec le dossier
Vous vérifiez que la valeur déclarée atteint votre valeur minimale pour la voiture louée.
- Au rendez-vous, vous faites l'état des lieux du véhicule déposé
Photos, kilométrage, dégâts existants. Vous recevez la clé et la carte grise, et le client signe l'annexe de dépôt jointe au contrat.
- Vous suivez les véhicules détenus
Ils apparaissent à part, hors de votre flotte louable, avec leur lieu, le client, la clé, la carte grise et la date de retour prévue.
- Au retour, la somme due est réglée, puis le véhicule est rendu
Vous comparez l'état des lieux du véhicule déposé. Le client règle ce qu'il doit, puis récupère son véhicule, sa clé et sa carte grise contre signature.
Le calcul au retour
Au retour, Lokary propose les frais à partir de l'état des lieux et du contrat. Vous les validez ou les corrigez avant de clôturer.
- Kilomètres en plus : kilomètres parcourus moins kilomètres inclus, au prix du contrat.
- Retard : chaque tranche de 24 heures entamée au-delà d'une heure de tolérance, au tarif journalier du contrat.
- Carburant : huitièmes manquants par rapport au départ, au montant que vous saisissez.
- Dégâts : selon votre barème, le devis ou la facture du garage.
- Forfait week-end et livraison en ville
- 1 060 €
- Acompte payé en ligne, 20 %
- 212 €
- Reste payé au rendez-vous
- 848 €
- Au retour : 120 km en plus à 1,50 €
- 180 €
- Au retour : 2 huitièmes de carburant manquants
- 40 €
- Retenu sur la préautorisation
- 220 €
- Libéré sur la carte du client
- 2 280 €
- Caution reçue en espèces
- 1 500 €
- Frais retenus
- 220 €
- Rendu au client contre signature
- 1 280 €
Les cas particuliers
La carte refuse le prélèvement
Avec une carte enregistrée, le prélèvement au retour peut être refusé. Lokary vous l'indique : encaissez la somme autrement, en espèces ou par un lien de paiement, puis mettez la retenue sur carte à 0 €.
La préautorisation a expiré
Elle ne peut plus être prélevée. Vous demandez la somme due au client avec un lien de paiement envoyé par message, et le montant s'ajoute aux impayés suivis.
Les frais dépassent la caution
Vous retenez toute la caution, et le reste devient une somme due par le client. Les relances automatiques s'en occupent, et le montant apparaît dans l'argent à suivre.
Le client paie le reste en plusieurs fois
Vous saisissez chaque règlement à mesure qu'il arrive. Le reste à payer se met à jour, et la réservation reste dans les impayés tant que tout n'est pas réglé.
Vous annulez une réservation déjà payée
L'acompte est remboursé en entier, depuis la réservation. Payé par carte, il revient sur la carte du client. Payé par votre lien de paiement, vous le remboursez chez votre prestataire, puis vous notez le remboursement dans Lokary.
Le client dit avoir payé par votre lien
Lokary ne voit pas les paiements faits par votre lien. Tant que vous ne l'avez pas marqué reçu, la somme reste due. Vérifiez chez votre prestataire avant de le marquer.
Un autre employé rend la caution en espèces
La restitution indique qui a rendu l'argent. Le passage officiel des espèces d'un employé à un autre arrivera plus tard : en attendant, notez-le dans la réservation.
Les limites
- Le reste de la location et la caution ne se paient pas en ligne avant le rendez-vous.
- Le paiement sans contact sur le téléphone de l'agence arrivera plus tard, avec une application.
- Seule la carte avec Stripe est reliée à Lokary. Pour les autres moyens, vous marquez vous-même le paiement reçu.
- La connexion directe de PayPal, SumUp ou d'un prestataire crypto arrivera plus tard.
- La préautorisation jusqu'à 30 jours dépend de Stripe : elle n'est pas ouverte à toutes les agences.
- La valeur d'un véhicule laissé en caution n'est pas estimée automatiquement : vous la contrôlez vous-même.
- La mise en demeure en PDF, la location au mois et l'échéancier arriveront plus tard.
Questions fréquentes
Où va l'argent de mes clients ?
Directement sur le compte Stripe de votre agence. Lokary ne détient jamais l'argent de vos clients. Les frais de Stripe s'appliquent selon votre contrat avec Stripe.
Le client doit-il installer une application pour payer ?
Non. Il scanne le QR code affiché sur votre téléphone avec le sien, et paie depuis une page sécurisée de Stripe.
Puis-je refuser certains modes de caution ?
Oui. Vous choisissez les modes acceptés, pour l'agence puis voiture par voiture. Le client ne voit que ceux que vous acceptez.
La caution compte-t-elle dans mon chiffre d'affaires ?
Non. La caution détenue n'est jamais comptée comme un revenu. Seul un montant retenu au retour devient un encaissement.
Que se passe-t-il si la préautorisation expire avant que je connaisse le montant du dégât ?
Lokary vous prévient avant l'expiration. Retenez avant cette date un montant provisoire suffisant : une préautorisation ne se prélève qu'une fois, et le reste est libéré.
Puis-je enregistrer un virement ou un paiement reçu en dehors de Lokary ?
Oui. Vous saisissez le règlement à la main, avec son mode et sa date. Il est déduit du reste à payer comme un paiement par carte.
Mes clients peuvent-ils payer en Paysafecard ou en crypto ?
Oui, si vous l'acceptez. Vous ajoutez ce moyen dans vos réglages, vous encaissez avec votre propre prestataire, puis vous enregistrez le paiement dans la réservation avec sa référence. Ces moyens ne servent pas pour la caution.
Mes clients paient-ils TTC ?
Oui. Les prix que vous affichez sont les prix finaux payés par vos clients : si votre agence facture la TVA, elle est comprise. Les prix de l'abonnement Lokary, eux, sont indiqués hors taxes.