Documentation Le client et le rendez-vous
Dossier client à distance
Le client remplit son dossier depuis son téléphone, pendant sa réservation : identité vérifiée en ligne, permis et pièces demandées. Vous l'acceptez ou le refusez avant le moindre paiement, et vous arrivez au rendez-vous avec un client déjà contrôlé.
En bref
Le dossier client évite de découvrir au rendez-vous un permis trop récent, une pièce expirée ou un nom qui ne correspond pas. Tout se contrôle à distance, et la décision reste la vôtre.
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui remplit le dossier ? | Le client, pendant sa réservation en ligne ou depuis le lien d'un devis. |
| Quelles pièces ? | Celles que vous choisissez : pièce d'identité ou passeport, permis de conduire, justificatif de domicile. |
| Qui vérifie l'identité ? | Le prestataire Didit, si vous l'activez. Le résultat arrive dans le dossier. |
| Qui décide ? | Vous. Chaque dossier est accepté ou refusé par l'agence, puis le lien de paiement part tout seul. |
| Que reste-t-il après ? | Une fiche client avec ses pièces, son permis et l'historique de ses locations chez vous. |
Le parcours du client
Le dossier fait partie du formulaire de réservation. Le client n'a ni compte ni application à installer.
- Il donne ses coordonnées
Nom, prénom, date de naissance, téléphone et e-mail, tels qu'ils figurent sur sa pièce d'identité.
- Il vérifie son identité, si vous l'avez activé
Il photographie sa pièce d'identité ou son passeport depuis son téléphone, en suivant les écrans de Didit. Le résultat arrive directement dans son dossier.
- Il dépose ses documents
Permis recto et verso, justificatif de domicile si vous le demandez. Une photo nette suffit.
- Il remplit la caution véhicule, si vous la proposez
Marque, modèle, année, plaque, kilométrage et valeur du véhicule qu'il laissera en caution, avec la carte grise à son nom.
- Il envoie son dossier
Le créneau est bloqué pour lui. Il reçoit un message de confirmation de l'envoi, puis votre réponse.
Le parcours de l'agence
Recevoir le dossier
Une alerte vous prévient dès qu'un dossier arrive. La réservation apparaît en Dossier à valider, avec le temps restant pour répondre, 6 heures par défaut.
Lire le dossier
L'écran de validation montre :
- le résultat de la vérification d'identité ;
- les pièces déposées, avec la mention complet ou incomplet ;
- les points à regarder : nom différent entre les pièces, permis trop récent, âge sous votre minimum, client restreint ;
- l'historique du client s'il a déjà loué chez vous.
Décider
| Votre choix | Ce qui se passe |
|---|---|
| Accepter | Le client reçoit le lien pour payer son acompte. |
| Demander une pièce | Le client reçoit un lien pour ajouter la pièce manquante ou refaire une photo floue. |
| Proposer une autre heure | Le client doit accepter la nouvelle heure avant de payer. S'il refuse, il ne paie rien et le créneau se libère. |
| Refuser | Le client est prévenu, il ne paie rien et le créneau se libère aussitôt. |
Les réglages
Les pièces et la vérification se règlent pour toute l'agence. Les conditions d'âge et de permis se règlent par voiture.
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Vérification d'identité en ligne | Conseillée. Au choix : obligatoire, conseillée ou désactivée | Réglages de l'agence |
| Pièce d'identité ou passeport | Exigée | Réglages de l'agence |
| Permis de conduire | Exigé | Réglages de l'agence |
| Justificatif de domicile | Non demandé | Réglages de l'agence |
| Âge minimum et ancienneté du permis | Aucune condition | Fiche de la voiture |
| Réutilisation d'une vérification récente | Activée, moins de 12 mois | Réglages de l'agence |
| Délai pour valider un dossier | 6 heures | Réglages de l'agence |
La vérification d'identité
Les trois modes
| Mode | Pour le client |
|---|---|
| Obligatoire | Il ne peut pas envoyer son dossier sans une vérification réussie. Il peut réessayer s'il échoue. |
| Conseillée | Il peut passer l'étape. Son dossier arrive alors marqué « sans vérification », et vous décidez. |
| Désactivée | L'étape n'apparaît pas. Vous contrôlez les pièces vous-même, sur le dossier ou au rendez-vous. |
Le prix des vérifications
Des vérifications sont offertes une seule fois, au premier achat de votre abonnement : 10 en Solo, 25 en Essentiel, 50 en Équipe. Elles ne se renouvellent pas. Ensuite, chaque vérification réussie coûte 0,50 € HT et s'ajoute à votre facture Lokary. Une vérification échouée ou abandonnée n'est pas facturée.
- Premier mois, 18 vérifications réussies
- offertes, il en reste 7
- Deuxième mois, 22 vérifications réussies
- 7 offertes, 15 facturées
- 15 vérifications à 0,50 € HT
- 7,50 € HT
- Total facturé le deuxième mois
- 7,50 € HT
- Troisième mois, 20 vérifications réussies
- 10,00 € HT
La réutilisation
Un client déjà vérifié chez vous depuis moins de 12 mois n'a pas à recommencer, tant que sa pièce n'a pas expiré. La vérification réutilisée n'est pas facturée. Une vérification faite dans une autre agence n'est jamais réutilisée chez vous.
Le contrôle du dossier
Complet ou incomplet
Un dossier est complet quand il contient toutes les pièces que vous demandez, exigées ou conseillées, et, en mode obligatoire, une vérification réussie. Sinon, il est marqué incomplet et la liste des manques s'affiche.
Les points signalés
- pièce d'identité ou permis expiré ;
- nom différent entre la pièce, le permis et le formulaire ;
- âge ou ancienneté du permis sous les conditions de la voiture ;
- client restreint par votre agence, avec le motif que vous aviez noté.
Lokary signale, il ne refuse jamais à votre place. Vous pouvez accepter un dossier signalé si vous le jugez bon.
Les cas particuliers
Le client a déjà loué chez vous
Lokary reconnaît sa fiche. Sa vérification récente et ses pièces encore valides sont reprises, et vous voyez son historique dans le dossier.
La vérification échoue
Photo floue, reflet ou pièce mal cadrée : le client peut réessayer. En mode conseillé, il peut aussi envoyer son dossier sans vérification, et vous décidez.
Le client est restreint
Son dossier arrive avec une alerte et le motif que vous aviez choisi. Le client ne voit pas ce motif. La restriction a une durée limitée, et sa levée est notée dans la fiche.
Le nom du permis ne correspond pas
Le dossier est signalé. Vous pouvez demander une autre pièce, ou refuser si c'est le permis d'une autre personne.
La carte grise de la caution véhicule n'est pas au nom du client
Le dossier est signalé. Vous acceptez ou non la caution véhicule ; si vous la refusez, le client choisit un autre mode de caution parmi ceux que vous acceptez.
Le client demande l'effacement de ses données
Vous effacez ou anonymisez sa fiche depuis Lokary. Les contrats et factures déjà émis sont conservés, car votre agence peut devoir les garder.
Les limites
- La lecture automatique des pièces par l'IA arrivera plus tard : vous lisez les pièces vous-même.
- Le bouton « Comme la dernière fois » et la fiche « client en or » arriveront après le lancement.
- Lokary ne choisit pas les clients à votre place : chaque dossier reste votre décision.
- La vérification d'identité ne garantit pas que le client paiera ou rendra la voiture en bon état.
- La durée de conservation des pièces n'est pas encore fixée : elle est en cours de vérification juridique.
Questions fréquentes
La vérification d'identité est-elle obligatoire ?
C'est vous qui choisissez : obligatoire, conseillée ou désactivée. Vous pouvez aussi la désactiver et contrôler les pièces vous-même au rendez-vous.
Combien coûte une vérification ?
Des vérifications sont offertes une seule fois, au premier achat : 10 en Solo, 25 en Essentiel, 50 en Équipe. Ensuite, chaque vérification réussie coûte 0,50 € HT. Une vérification échouée ou abandonnée n'est pas facturée.
Les vérifications offertes reviennent-elles chaque mois ?
Non. Elles sont offertes une seule fois. Le nombre restant s'affiche dans vos réglages.
Un client fidèle doit-il refaire sa vérification à chaque location ?
Non. Une vérification récente faite chez vous est réutilisée, si la pièce n'a pas expiré entre-temps. Elle n'est pas facturée une seconde fois.
Puis-je refuser un dossier sans donner de raison ?
Oui. Le client est prévenu que sa demande n'a pas été acceptée, sans plus de détail, et il ne paie rien. Le motif que vous notez reste interne à votre agence.
Combien de temps sont gardés les documents ?
La durée de conservation est en cours de vérification avec un juriste. En attendant, ne demandez que les pièces dont vous avez besoin, et effacez la fiche d'un client qui vous le demande.
Le client peut-il envoyer ses documents plus tard ?
Le dossier ne s'envoie que s'il contient les pièces que vous exigez. Une pièce seulement conseillée peut manquer : le dossier est alors marqué incomplet et vous décidez.