Documentation Protection
Amendes, fraude et litiges
Les amendes, les faux dossiers, les dégâts contestés et les voitures qui ne reviennent pas coûtent cher aux agences. Lokary garde les preuves au même endroit, suit les délais et prépare les dossiers. Vous gardez toujours la décision.
En bref
Chaque outil de cette page part des informations déjà saisies dans Lokary : contrat, dossier du client, états des lieux et paiements. Vous n'avez rien à ressaisir le jour où un problème arrive.
| Outil | Ce qu'il fait | Formules |
|---|---|---|
| Amendes | Retrouve le contrat et le conducteur, suit la date limite, prévient le client et facture vos frais. | Toutes |
| Dégâts contestés | Photos avant et après côte à côte, signature « je reconnais » ou « je conteste », décompte final. | Toutes |
| Dossier d'accident | Pièces, délais de déclaration, voiture retirée du planning et suivi de l'argent dû. | Toutes |
| Feu vert avant les clés | Vert, orange ou rouge avant la remise, avec les motifs affichés. | Équipe |
| Dossier de litige | Toutes les preuves d'une location rassemblées en un clic. | Équipe |
| Voiture non rendue | Alertes, relance du client et dossier prêt pour l'assurance ou la police. | Équipe |
Les amendes
Une amende arrive souvent des semaines après la location, parfois quand la voiture n'est plus dans votre flotte. Lokary garde toutes les voitures, même rendues au fournisseur, pour retrouver le bon contrat.
- Vous photographiez l'avis
Depuis votre téléphone, dans le module Amendes. Vous indiquez la plaque, la date et l'heure de l'infraction.
- Lokary retrouve le contrat
Il cherche la location pendant laquelle la voiture était chez un client à cet instant, du départ jusqu'au retour réel. Une réservation jamais signée ne compte pas.
- Vous choisissez le conducteur
Si le contrat compte plusieurs conducteurs, Lokary les affiche tous et vous choisissez celui qui conduisait. Ses coordonnées et son permis sont repris du dossier.
- Le client est prévenu
Il reçoit l'avis et le montant de vos frais de gestion, si vous en facturez.
- Vous suivez le statut jusqu'au bout
Reçue, À vérifier, Transmise (conducteur désigné), Réglée ou Contestée. Lokary vous rappelle la date limite tant que l'amende n'est pas traitée.
Le délai de 45 jours
Pour un avis français, vous avez 45 jours pour désigner le conducteur, à compter de la date inscrite en haut à gauche de l'avis. Lokary compte les jours à partir de cette date et vous envoie des rappels avant la fin du délai.
Les voitures à plaque étrangère
La plupart des voitures louées par les agences sont immatriculées à l'étranger. Le parcours de l'ANTAI ne concerne que les plaques françaises. Pour un avis étranger, vous saisissez la date limite indiquée sur l'avis, et Lokary suit ce délai à la place des 45 jours.
Le feu vert avant les clés
Avant de remettre les clés, Lokary contrôle le dossier du client et affiche un feu. Il vérifie la pièce d'identité, le nom identique sur tous les documents, le permis, vos conditions pour cette voiture et les restrictions de votre agence.
| Feu | Quand | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| Vert | Tous les contrôles sont bons. | Vous continuez la remise. |
| Orange | Un point est à vérifier : document manquant ou illisible, vérification d'identité non faite. | Vous regardez le motif affiché, puis vous décidez. |
| Rouge | Un contrôle échoue : pièce expirée, nom différent, âge ou ancienneté du permis insuffisants, restriction en cours. | Vous décidez. Si vous continuez, Lokary vous demande de confirmer et note votre choix. |
Les conditions par voiture
Pour chaque voiture, vous fixez l'âge minimum du conducteur et l'ancienneté minimum du permis. Une RS3 peut demander plus d'expérience qu'une autre voiture. Lokary compare ces conditions au dossier de chaque conducteur, conducteurs additionnels compris.
Les restrictions
Une restriction signale un client avec qui vous ne voulez plus travailler, ou pas tout de suite. Elle allume le feu rouge à sa prochaine réservation dans votre agence.
- Le motif se choisit dans une liste, par exemple impayé, dégât non réglé ou voiture rendue en retard.
- Chaque restriction a une date de fin. Il n'existe pas de restriction sans fin.
- La levée est tracée : qui l'a levée et quand.
- La restriction reste dans votre agence. Aucun fichier de clients n'est partagé entre agences.
Les dégâts contestés
Le dégât contesté est le litige le plus fréquent. Lokary le prévient dès le départ, avec des preuves que le client a signées.
- Au départ, les dégâts existants sont listés
Le client les voit sur l'état des lieux et signe. Un dégât déjà connu ne pourra pas lui être reproché au retour.
- Au retour, chaque nouveau dégât a sa photo de près
La photo est obligatoire. Lokary l'affiche à côté de la photo du départ, au même endroit de la voiture.
- Le client signe « je reconnais » ou « je conteste »
Il peut ajouter un commentaire. Sa réponse et l'heure sont enregistrées avec l'état des lieux.
- Vous retenez une somme provisoire
Sur la caution, selon votre barème de réparations, que le client a vu et accepté avant de payer. Lokary vous alerte avant l'expiration d'une caution par carte tant que le montant n'est pas fixé.
- Vous envoyez le décompte final
Avec le devis ou la facture du garage. Le client reçoit le détail, puis le reste de sa caution.
Chaque dégât suit un statut : Reconnu, Contesté, Réglé ou Abandonné.
Le dossier de litige
En formule Équipe, le bouton « Dossier de litige » rassemble en un seul document à télécharger tout ce qui concerne une location :
- le contrat signé et ses avenants ;
- l'identité du client, ses documents et le résultat de la vérification ;
- les photos de départ et de retour, avec leur date et leur heure ;
- les kilométrages, les paiements et la caution ;
- l'historique des messages envoyés et des signatures.
Vous le transmettez à votre assureur, à votre avocat ou au commissaire de justice, selon le cas.
La voiture non rendue
En formule Équipe, Lokary surveille l'heure de retour de chaque location.
- L'heure de retour est dépassée
Vous recevez une alerte si aucun retour n'est enregistré, en tenant compte de votre tolérance de retard.
- Le client est relancé
Par e-mail et SMS, avec l'heure et le lieu de retour prévus. Chaque relance est notée dans le journal.
- Vous déclarez la voiture non rendue
Lokary prépare un dossier prêt pour l'assurance ou la police : contrat, identité, dernier contact, photos et description de la voiture. C'est vous qui portez plainte et qui prévenez votre assureur.
Le dossier d'accident
Un accident sur une voiture sportive peut coûter plus cher que la voiture elle-même : c'est le RSV, pour « Réparations Supérieures à la Valeur ». Dans toutes les formules, Lokary ouvre un dossier d'accident :
- photos, constat, procès-verbal et rapport d'expert, avec les délais de déclaration ;
- voiture retirée du planning et fournisseur prévenu par écrit ;
- suivi de l'argent : dû par le client, payé, reste à recouvrer, dû au fournisseur.
Chaque voiture a deux franchises : celle que le client doit à votre agence, et celle que votre agence doit au fournisseur. Le client voit et accepte la sienne séparément, dans le formulaire et dans le contrat.
- Franchise due par le client
- 15 000 €
- Déjà payé par le client
- 3 000 €
- Reste à recouvrer
- 12 000 €
- Franchise due par l'agence au fournisseur
- 8 000 €
La reconnaissance de dette, l'échéancier, les relances et le référent Lokary font partie de l'accompagnement RSV de la formule Équipe, décrit dans sa propre page.
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Âge minimum du conducteur | Aucun | Fiche de la voiture |
| Ancienneté minimum du permis | Aucune | Fiche de la voiture |
| Franchise due par le client | À remplir | Fiche de la voiture |
| Franchise due au fournisseur | À remplir | Fournisseur de la voiture |
| Barème de réparations | À remplir | Réglages de l'agence |
| Frais de gestion d'une amende | Aucun | Réglages de l'agence |
| Tolérance de retard au retour | 1 heure | Réglages de l'agence |
| Motifs de restriction | Liste fournie par Lokary | Fiche du client |
Les cas particuliers
L'amende arrive après la fin du contrat avec le fournisseur
La voiture rendue reste dans Lokary avec tout son historique. Le contrat et le conducteur sont retrouvés comme pour une voiture encore dans la flotte.
Aucun contrat ne correspond à l'heure de l'amende
La voiture était chez vous, en préparation ou immobilisée. L'amende reste en À vérifier : vous vérifiez la date et l'heure, ou vous la traitez comme une amende de l'agence.
Le client refuse de signer au retour
Vous enregistrez « refus de signer » à sa place. L'heure, les photos et les dégâts sont gardés comme pour une signature, et le dégât passe en Contesté.
La caution par carte va expirer avant le devis du garage
Lokary vous prévient avant l'expiration. Vous retenez la somme provisoire selon votre barème, puis vous envoyez le décompte final quand le devis arrive.
Une restriction arrive à sa date de fin
Elle se lève toute seule. Le client retrouve un feu normal à sa prochaine réservation, et la restriction passée reste visible dans son historique.
Le client accidenté ne répond plus
Le dossier d'accident garde les montants dus. En formule Équipe, les relances partent automatiquement et le référent Lokary vous aide à préparer la suite.
Les limites
- Lokary n'est pas connecté à l'ANTAI : la désignation se fait sur le site de l'ANTAI, par vous.
- La lecture automatique de l'avis et le fichier de désignation pour l'ANTAI arriveront plus tard.
- Lokary ne partage aucun fichier de clients entre agences.
- Lokary ne refuse aucun client et ne bloque aucune remise : la décision reste la vôtre.
- Lokary n'encaisse pas d'argent pour vous et ne donne pas de conseil juridique personnalisé.
- Le suivi des sinistres courants avec l'assurance arrivera plus tard.
Questions fréquentes
Lokary envoie-t-il la désignation du conducteur à l'ANTAI ?
Non. Lokary retrouve le contrat et vous donne les informations du conducteur. La désignation se fait sur le site de l'ANTAI, par vous. Un envoi automatique dépend d'un accès officiel que Lokary n'a pas.
Mes voitures ont des plaques étrangères, le module Amendes me sert-il ?
Oui. Quelle que soit la plaque, Lokary retrouve le contrat, le conducteur et ses coordonnées, suit la date limite et facture vos frais au client. Seul le parcours de désignation sur le site de l'ANTAI est propre aux plaques françaises.
Le feu rouge empêche-t-il de remettre la voiture ?
Non. Lokary ne refuse jamais un client à votre place. Le feu rouge affiche les motifs, et c'est vous qui décidez de remettre les clés ou non.
Une restriction est-elle visible par les autres agences ?
Non. Une restriction reste dans votre agence. Lokary ne partage aucun fichier de clients entre agences.
Que se passe-t-il si le client conteste un dégât ?
Il signe « je conteste » avec son commentaire. Le dégât passe en Contesté, les photos de départ et de retour restent côte à côte, et vous pouvez sortir le dossier de litige en un clic si vous êtes en formule Équipe.
Le dossier d'accident est-il inclus dans ma formule ?
Oui, dans toutes les formules, avec le suivi de l'argent dû. La reconnaissance de dette, l'échéancier, les relances et le référent Lokary sont réservés à la formule Équipe.
Lokary récupère-t-il l'argent à ma place ?
Non. Lokary prépare les dossiers, suit les montants et relance le client pour vous. L'argent est toujours payé à votre agence, jamais à Lokary.