Documentation Bien démarrer
Démarrer avec Lokary
Cette page vous guide du compte créé au premier lien envoyé à un client. Vous réglez votre agence, vos voitures, vos prix et vos règles, puis vous partagez votre lien sur Snapchat, Instagram ou WhatsApp.
En bref
| Question | Réponse |
|---|---|
| Combien ça coûte pour essayer ? | Rien. L'essai dure 2 semaines, sans carte bancaire. |
| Qui crée le compte ? | Le responsable de l'agence, qui en devient le propriétaire. Les autres membres sont invités ensuite. |
| Que faut-il pour louer ? | Une voiture avec ses prix et sa caution, vos conditions générales et votre lien de réservation. |
| Et Stripe ? | Conseillé pour l'acompte en ligne et la caution par carte, mais pas obligatoire pour commencer. |
Le parcours
- Vous créez votre compte
Quelques questions sur votre activité, le nom de l'agence, puis votre e-mail.
- Vous choisissez votre formule
Solo, Essentiel ou Équipe. L'essai gratuit de 2 semaines commence.
- Vous suivez les 3 étapes d'accueil
Votre agence, votre premier véhicule, puis Stripe si vous le souhaitez.
- Vous ajoutez le reste de la flotte
Voiture par voiture, ou toute la flotte d'un coup avec un fichier CSV.
- Vous réglez vos prix et vos règles
Prix, acompte, caution, conditions générales, vérification d'identité.
- Vous partagez votre lien
Vous le copiez depuis la fiche de la voiture et vous le collez dans vos conversations.
- Vous invitez votre équipe
Si votre formule le permet, chaque personne reçoit son propre accès.
Créer le compte
L'inscription se fait en quelques écrans, une question à la fois.
- Combien de voitures vous louez. Votre réponse présélectionne la formule adaptée.
- Ce que vous louez, comment vous gérez vos locations aujourd'hui et ce que vous attendez d'abord de Lokary.
- Le nom de votre agence et votre nom. Ils apparaîtront sur vos contrats, et restent modifiables.
- Votre adresse e-mail et un mot de passe de 8 caractères au moins, avec une lettre et un chiffre.
Lokary vous envoie ensuite un e-mail. Ouvrez son lien pour confirmer votre adresse. Pas reçu après quelques minutes ? Regardez dans les courriers indésirables.
Choisir la formule
Juste après l'inscription, vous choisissez votre formule, au mois ou à l'année. L'année vous coûte 10 mois au lieu de 12.
| Formule | Prix | Voitures | Membres | Vérifications offertes |
|---|---|---|---|---|
| Solo | 49 € HT par mois | 5 | 1 | 10 |
| Essentiel | 99 € HT par mois | 15 | 2 | 25 |
| Équipe | 199 € HT par mois | 30 | 5 | 50 |
- L'essai gratuit de 2 semaines commence dès ce choix. Vous ne payez rien aujourd'hui.
- La carte bancaire n'est demandée qu'à la fin de l'essai.
- Vous changez de formule quand vous voulez. Un changement ne prolonge pas l'essai.
- Seul le propriétaire de l'agence choisit la formule.
- Les vérifications sont offertes une seule fois, au premier achat. Ensuite, chaque vérification réussie coûte 0,50 € HT.
Les 3 étapes d'accueil
- Votre agence
Nom commercial, raison sociale, SIRET, adresse, téléphone et e-mail de l'agence, plus votre logo (PNG, JPEG ou WebP, 2 Mo au plus). Ces informations apparaissent sur vos contrats. L'e-mail de l'agence reçoit une copie de chaque contrat.
- Votre premier véhicule
Marque, modèle, plaque, kilométrage, prix par jour et caution suffisent pour commencer. Vous complétez la fiche plus tard : photos, kilomètres inclus, franchise, échéances.
- Encaisser avec Stripe
Vous touchez « Connecter mon compte Stripe ». Stripe vous demande l'identité du dirigeant, l'IBAN et le SIRET, puis vous ramène dans Lokary. Vous pouvez aussi toucher « Passer cette étape et commencer » et connecter Stripe plus tard.
Sur l'accueil, une liste vous montre ce qui reste à faire : ajouter vos véhicules, connecter Stripe, créer votre premier contrat.
Ajouter le reste de la flotte
Une voiture à la fois : ouvrez Flotte, puis « Ajouter un véhicule », et remplissez la fiche comme pour la première.
Toute la flotte d'un coup : choisissez « Importer ». Partez du modèle CSV fourni, ou d'un export de votre ancien logiciel ou de votre tableur. Vous associez chaque colonne au bon champ, puis vous lisez l'aperçu : chaque ligne est validée ou accompagnée de son erreur. Une plaque déjà enregistrée n'est jamais recréée. Voir Planning et flotte.
Régler vos prix
C'est vous qui choisissez tous vos prix. Lokary ne propose aucun tarif à votre place. Les prix que vous saisissez sont ceux que paient vos clients, TVA comprise si votre agence la facture.
- La grille par durée : un prix par jour pour 1 jour, pour 2 à 3 jours, et ainsi de suite.
- Le forfait week-end : sa période, son prix et ses kilomètres inclus.
- Les kilomètres inclus par jour et le prix du kilomètre en plus, ou le kilométrage illimité.
- Les options, comme un conducteur supplémentaire ou un siège bébé, et vos zones de livraison.
Une grille se copie d'une voiture à l'autre. Un simulateur calcule le prix de n'importe quelles dates et vous prévient si une location plus longue revient moins cher qu'une plus courte. Tant que ses prix ne sont pas remplis, une voiture reste retirée : le client ne peut pas la réserver. Tout le calcul est dans Contrats et prix.
- 1 jour
- 300 € par jour
- 2 à 3 jours
- 280 € par jour
- 4 à 6 jours
- 250 € par jour
- 7 jours et plus
- 210 € par jour
- Forfait week-end, vendredi au dimanche soir
- 1 000 €
- Kilomètres inclus, puis kilomètre en plus
- 200 km par jour, puis 1,50 €
- Caution, en espèces ou par carte
- 2 500 €
Acompte et caution
- L'acompte est de 20 % du total par défaut. Vous changez ce taux dans les réglages de l'agence.
- Le client paie l'acompte en ligne, après votre accord sur son dossier. Il paie par carte avec votre compte Stripe, ou avec votre lien de paiement.
- Le reste et la caution se règlent au rendez-vous.
- Vous choisissez vos modes de caution : espèces, carte par QR code, ou véhicule laissé en caution. Espèces et carte sont acceptées par défaut. Vous affinez voiture par voiture, avec le montant de chaque caution.
Un exemple chiffré avec la RS3 est dans Paiements et caution.
Conditions et vérification
Vos conditions générales
Lokary vous propose un modèle de départ dans les réglages de l'agence. Relisez-le et adaptez-le avec un professionnel du droit avant de louer. Vos conditions sont jointes à chaque contrat.
La vérification d'identité
C'est vous qui décidez. Dans les réglages de l'agence, vous la rendez obligatoire, conseillée ou vous la désactivez. Elle est conseillée au départ. Le client la fait sur son téléphone en remplissant son dossier. Une vérification qui échoue n'est pas facturée. Voir Dossier client à distance.
Partager votre lien
Chaque voiture publiée a son propre lien de réservation. Le client y voit les photos, les prix, la caution et les conditions principales, puis remplit sa demande.
Ouvrez la fiche de la voiture, par exemple votre Audi RS3, et copiez son lien. Collez-le dans une conversation Snapchat, une story, la bio Instagram, WhatsApp, un SMS ou un e-mail. Lokary n'envoie rien à votre place sur ces applications. Pour répondre à une question précise, préparez plutôt un devis express : voir Demandes et devis.
Inviter votre équipe
Ouvrez Paramètres, Équipe, puis « Inviter un membre ». Choisissez son rôle : administrateur, agent ou finance. La personne reçoit un lien personnel valable 7 jours.
Chaque personne compte comme un membre, vous compris : 1 en Solo, 2 en Essentiel, 5 en Équipe. En Solo, vous travaillez donc seul. Voir Équipe et droits.
Lokary sur téléphone
Lokary marche dans le navigateur de votre téléphone, sans rien télécharger. L'état des lieux en photos, la signature et le retour de la voiture sont pensés pour le parking, téléphone en main. Pour l'ouvrir comme une application, depuis son icône :
- Sur iPhone : ouvrez Lokary dans Safari, touchez Partager, puis « Sur l'écran d'accueil ».
- Sur Android : ouvrez Lokary dans Chrome, touchez le menu, puis « Installer l'application » ou « Ajouter à l'écran d'accueil ».
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Compte Stripe | Non connecté | Paramètres de l'agence |
| Prix, forfait week-end et kilomètres | À remplir | Fiche de la voiture |
| Voiture publiée ou retirée | Retirée tant que ses prix ne sont pas remplis | Fiche de la voiture |
| Taux d'acompte | 20 % du total | Réglages de l'agence |
| Modes de caution acceptés | Espèces et carte | Réglages de l'agence, puis fiche de la voiture |
| Conditions générales de location | Modèle de départ, à relire | Réglages de l'agence |
| Vérification d'identité en ligne | Conseillée | Réglages de l'agence |
| Lieux, zones de livraison et créneaux | À remplir | Réglages de l'agence |
Prêt à louer
Avant de partager votre premier lien, vérifiez ces points :
- Les informations de l'agence sont remplies : nom, raison sociale, SIRET, adresse, téléphone.
- Chaque voiture a ses prix, sa caution et ses kilomètres inclus, et elle est publiée.
- Vos modes de caution et votre taux d'acompte vous conviennent.
- Vos conditions générales sont relues et adaptées.
- Vous avez choisi votre règle pour la vérification d'identité.
- Vos lieux de rendez-vous et vos zones de livraison sont remplis.
- Stripe est connecté, si vous voulez l'acompte en ligne et la caution par carte.
- Vous avez fait une réservation d'essai avec votre propre lien.
Les cas particuliers
Vous gérez déjà vos locations dans un tableur ou un autre logiciel
Importez la flotte avec son fichier CSV. Saisissez ensuite les réservations en cours avec la saisie rapide du planning : leurs dates sont aussitôt bloquées.
Vous n'avez pas encore de compte Stripe
Passez l'étape. Vous enregistrez les paiements reçus en espèces, par virement ou par chèque. Le client ne pourra pas payer l'acompte en ligne tant que Stripe n'est pas connecté.
Le client ne trouve pas la voiture
Vérifiez que ses prix sont remplis et qu'elle est publiée. Une voiture retirée n'est pas réservable.
Les limites
- Lokary ne publie rien et ne répond pas tout seul sur Snapchat, Instagram ou WhatsApp.
- Lokary ne s'installe pas depuis l'App Store ou Google Play : il s'ouvre dans le navigateur.
- L'import de la flotte se fait en CSV seulement : enregistrez un fichier Excel au format CSV avant de l'importer.
- Le modèle de conditions générales ne remplace pas la relecture par un professionnel du droit.
Questions fréquentes
Dois-je donner ma carte bancaire pour essayer ?
Non. L'essai dure 2 semaines et ne demande aucune carte. La carte n'est demandée qu'à la fin de l'essai, pour continuer avec la formule choisie.
Puis-je commencer sans Stripe ?
Oui. Vous enregistrez vos paiements à la main : espèces, virement ou chèque. Sans Stripe, le client ne paie pas son acompte en ligne. Vous connectez Stripe plus tard depuis les paramètres.
La vérification d'identité est-elle obligatoire ?
Non, c'est votre choix : obligatoire, conseillée ou désactivée. Vous pouvez aussi contrôler les pièces vous-même au rendez-vous.