Documentation L'argent
Rentabilité et pilotage
Lokary calcule ce que rapporte chaque voiture, à partir de vos locations et de vos charges. Chaque matin, l'accueil vous montre ce qu'il faut faire aujourd'hui. Chaque lundi, un bilan par e-mail vous dit où agir.
En bref
Une voiture qui roule beaucoup n'est pas forcément rentable. Avec le loyer du fournisseur, l'assurance et l'entretien, Lokary vous montre le vrai résultat de chaque voiture et le nombre de jours de location qu'il lui faut pour couvrir ses charges.
| Fonction | Solo | Essentiel et Équipe |
|---|---|---|
| Accueil « Aujourd'hui » | Oui | Oui |
| Résultat par voiture, charges | Oui | Oui |
| Factures, avoirs et exports CSV | Oui | Oui |
| Argent à suivre | Oui | Oui |
| Occupation et seuil de couverture | Non | Oui |
| Voitures de fournisseurs et alertes de fin de contrat | Oui | Oui |
| Bilan du lundi par e-mail | Non | Oui |
L'accueil « Aujourd'hui »
C'est le premier écran à l'ouverture de Lokary, pensé pour le téléphone. Il rassemble ce qui demande une action :
- les rendez-vous de départ et de retour du jour, avec leur lieu, leur heure et l'employé ;
- les dossiers à valider et le temps restant pour répondre ;
- les acomptes attendus ;
- les retours en retard ;
- les échéances proches : assurance, contrôle technique, entretien, fin de contrat fournisseur.
Le parcours de l'agence
- Vous indiquez comment vous détenez chaque voiture
Achat comptant, crédit, leasing ou location chez un fournisseur, avec le montant mensuel.
- Vous saisissez vos charges
En quelques touches : loyer ou crédit, assurance, entretien, nettoyage, parking, réparation. Chaque charge est récurrente ou ponctuelle, réelle ou estimée.
- Les locations remplissent les revenus
Vous n'avez rien à saisir : les lignes de prix des contrats et les frais du retour sont repris automatiquement.
- Vous lisez le résultat de chaque voiture
Par mois, avec ce qui manque pour qu'il soit complet.
- Vous émettez les factures des locations clôturées
Numérotées automatiquement, en PDF, avec un avoir si une correction est nécessaire.
- Vous exportez le mois pour votre comptable
Quatre fichiers CSV : véhicules, locations, charges et règlements.
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Mode de détention de la voiture | À remplir | Fiche de la voiture |
| Hypothèse d'amortissement d'une voiture achetée | À remplir : base et durée | Fiche de la voiture |
| Contrat fournisseur : durée, prix, caution, assurance et franchise | À remplir | Fiche de la voiture |
| Alerte avant la fin d'un contrat fournisseur | 15 jours avant | Réglages de l'agence |
| Mentions de facturation : raison sociale ou nom, adresse, SIRET | À remplir avant la première facture | Réglages de l'agence |
| Taux de TVA | À confirmer avec votre comptable | Réglages de l'agence |
| Bilan du lundi | Activé, le lundi à 8 h | Réglages de l'agence |
| Accès aux chiffres et aux exports | Propriétaire, administrateurs habilités et rôle Finance | Équipe et rôles |
Les chiffres et leur calcul
| Chiffre | Calcul |
|---|---|
| Revenus HT | Le prix des locations de la période, sans la TVA, plus les frais facturés au retour, moins les avoirs. |
| Charges HT | Charges réelles et estimées de la période. Une charge mensuelle suit les jours du mois. La part du crédit qui rembourse la voiture n'est pas une charge. |
| Résultat opérationnel | Revenus HT moins charges HT. Ce n'est pas un bénéfice net : ni impôts, ni frais généraux de l'agence. |
| Amortissement indicatif | Pour une voiture achetée comptant : son prix réparti sur sa durée d'utilisation. Affiché à part. |
| Encaissé net | Règlements reçus dans la période, moins les remboursements. La caution détenue n'en fait pas partie. |
| Occupation | Jours loués divisés par les jours disponibles, immobilisations retirées. |
| Seuil de couverture | Jours de location nécessaires pour couvrir les charges fixes, avec ce que rapporte en moyenne un jour loué. |
- Revenus HT, 12 jours loués
- 4 200 €
- Location fournisseur, charge fixe
- 3 000 €
- Nettoyage et livraison, charges ponctuelles
- 200 €
- Résultat opérationnel
- 1 000 €
- Occupation, 12 jours sur 30
- 40 %
- Ce que rapporte un jour loué, (4 200 − 200) ÷ 12
- 333,33 €
- Seuil de couverture, 3 000 ÷ 333,33
- 9 jours
Dans cet exemple, la voiture couvre son loyer à partir de 9 jours loués dans le mois. Les 3 jours au-delà font le résultat. Les prix sont des exemples choisis par l'agence.
Les voitures de fournisseurs
Beaucoup de voitures sportives sont prises chez un fournisseur, souvent à l'étranger, pour 1, 3 ou 6 mois. Lokary garde le contrat de chaque voiture :
- les coordonnées du fournisseur ;
- la durée du contrat, son prix et sa date de fin ;
- la caution versée au fournisseur ;
- l'assurance incluse et sa franchise.
Avant la fin du contrat, vous recevez une alerte avec les réservations déjà prises sur la voiture après cette date. Vous pouvez alors prolonger le contrat, ou rendre et remplacer la voiture sans perdre son historique.
Factures, avoirs et exports
Les factures
Une facture s'émet pour une location clôturée, avec les mêmes montants que le contrat. Elle reçoit un numéro qui se suit sur l'année, par exemple F2026-0001, puis F2026-0002. Son PDF est archivé avec une empreinte qui prouve qu'il n'a pas été modifié.
Les avoirs
Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Pour la corriger ou rembourser une partie, vous émettez un avoir, numéroté à part, par exemple A2026-0001, qui renvoie à la facture d'origine.
Les exports
| Fichier | Contenu |
|---|---|
| Véhicules | Résultat de chaque voiture : revenus, charges, encaissé, occupation, seuil et manques. |
| Locations | Les locations du mois, avec leurs montants. |
| Charges | Les charges du mois, récurrentes ou ponctuelles, réelles ou estimées. |
| Règlements | Les encaissements et les remboursements du mois. |
Les fichiers s'ouvrent directement dans Excel, avec la virgule pour les décimales.
Le bilan du lundi
Chaque lundi matin, un e-mail court résume ce qui demande votre attention pour la semaine :
- les voitures à l'arrêt, sans location prévue ;
- les impayés et leur montant ;
- les dégâts en cours de règlement ;
- les échéances de la semaine et des suivantes ;
- les cautions en espèces encore détenues.
Chaque ligne renvoie à l'écran où agir. Le bilan est inclus à partir de la formule Essentiel.
Les cas particuliers
Une location est à cheval sur deux mois
Ses revenus sont répartis selon les jours passés dans chaque mois. Une location du 30 au 2 compte donc dans les deux mois, chacun pour sa part.
Une voiture est financée à crédit
Les intérêts sont une charge. La part du crédit qui rembourse la voiture n'en est pas une, pour ne pas fausser le résultat.
Une voiture a été immobilisée une partie du mois
Les jours d'immobilisation sont retirés des jours disponibles. Son occupation reste juste, mais ses charges fixes du mois comptent en entier.
Vous avez clôturé un mois
Les charges de ce mois ne peuvent plus être modifiées, pour que vos chiffres restent ceux transmis à votre comptable. Une correction se fait sur le mois suivant ou par un avoir.
Vous ne connaissez pas encore le montant d'une charge
Saisissez-la comme estimée. Elle compte dans le résultat, signalée comme estimée, et vous la passez en réelle quand la facture arrive.
Il manque vos mentions de facturation
Lokary refuse d'émettre la facture tant que la raison sociale ou le nom, l'adresse et le SIRET ne sont pas remplis.
Les limites
- Lokary n'est pas une comptabilité, et les exports ne sont pas des fichiers FEC.
- Les factures sont des PDF numérotés : elles ne passent pas par une plateforme de facturation électronique agréée.
- L'envoi mensuel au comptable et la connexion à Pennylane arriveront plus tard.
- Le remplisseur de planning et le conseil pour acheter ou vendre une voiture arriveront plus tard.
- Le résultat opérationnel ne tient compte ni des impôts, ni des frais généraux de l'agence.
Questions fréquentes
Lokary remplace-t-il mon comptable ?
Non. Lokary est un outil de suivi de gestion, pas une comptabilité. Il vous dit quelle voiture rapporte. Vos comptes restent tenus par votre comptable, à partir de vos exports.
Les exports sont-ils des fichiers FEC ?
Non. Ce sont des fichiers CSV de suivi, à ouvrir dans Excel ou à transmettre à votre comptable. Ils ne remplacent pas le fichier des écritures comptables.
Pourquoi le résultat d'une voiture est-il marqué partiel ?
Il manque une information : mode de détention, loyer, assurance ou hypothèse d'amortissement. Lokary indique ce qui manque. Une fois rempli, le résultat devient complet.
Puis-je modifier une facture émise ?
Non. Une facture émise est figée et garde son numéro. Pour la corriger, vous émettez un avoir, qui a son propre numéro et son propre PDF.
Les cautions comptent-elles dans mes revenus ?
Non. Une caution détenue n'est jamais un revenu. Seul un montant retenu au retour devient un encaissement.
Qui reçoit le bilan du lundi ?
Le propriétaire et les membres qui ont accès aux chiffres. Vous pouvez le désactiver pour chacun.