Documentation Votre compte
Données et sécurité
Vous confiez à Lokary les permis, les pièces et les contrats de vos clients. Cette page dit qui en est responsable, où ils sont rangés, qui peut les voir dans votre équipe, combien de temps ils sont gardés, et comment les exporter ou les effacer.
En bref
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui est responsable des données de mes clients ? | Votre agence. Lokary les traite pour vous, sur vos instructions. |
| Où sont-elles ? | Chez les prestataires techniques de Lokary. La base de données doit être hébergée dans l'Union européenne. |
| Qui les voit ? | Votre équipe seulement, selon le rôle de chacun. Aucune autre agence. |
| Les pièces d'identité ? | Rangées en privé, montrées par des liens qui expirent après quelques minutes. Chaque consultation est notée. |
| Puis-je tout récupérer ? | Oui : exports CSV pour l'agence, export des données d'un client pour répondre à sa demande. |
Qui est responsable
Le RGPD, la loi européenne sur les données personnelles, distingue celui qui décide de leur usage et celui qui les traite pour lui.
- Pour les données de vos clients, votre agence est responsable. C'est vous qui décidez quelles pièces demander, et vos clients s'adressent d'abord à vous.
- Lokary les traite pour votre compte, comme sous-traitant, et seulement pour gérer vos locations.
- Pour votre propre compte et pour les visiteurs du site, c'est Lokary qui est responsable.
Le détail est dans l'accord de sous-traitance et la politique de confidentialité.
Où sont vos données
| Prestataire | Ce qu'il fait | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, comptes et fichiers | Région de l'Union européenne visée, à confirmer à l'ouverture. |
| Vercel | Hébergement du site et de l'application | Sert les pages, uniquement en HTTPS. |
| Stripe | Paiements et cautions par carte | Sur le compte de votre agence. Les numéros de carte ne passent jamais par Lokary. |
| Didit | Vérification d'identité en ligne | Dans l'Union européenne. Images et vidéo effacées chez Didit dès la réponse enregistrée. |
| Resend | Envoi des e-mails | Contrats, invitations et connexion. |
Certains de ces prestataires sont des sociétés américaines. Les transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par les garanties prévues par la Commission européenne. Lokary utilise ces services sans partenariat avec eux.
Comment elles sont protégées
- Cloisonnement par agence : chaque agence ne voit que ses données. La règle est appliquée par la base de données elle-même, et vérifiée par des tests automatiques à chaque modification.
- Rôles : chaque action est autorisée ou refusée par le serveur, pas seulement cachée à l'écran.
- Fichiers privés : pièces, permis et photos sont rangés dans des espaces privés. Une pièce s'affiche par un lien qui expire après quelques minutes, réservé aux membres habilités.
- Journal : chaque consultation de pièce est notée, avec son auteur et sa date.
- Chiffrement : le site et l'application ne sont servis qu'en HTTPS, et les échanges avec les prestataires sont chiffrés.
- Documents figés : un contrat signé et une facture émise ne se modifient plus.
Qui voit quoi dans l'équipe
| Rôle | Ce qu'il fait | Pièces d'identité et permis |
|---|---|---|
| Propriétaire | Tout, dont l'abonnement et le transfert de l'agence. | Oui |
| Administrateur | Flotte, tarifs et agents. Chiffres, règlements et paramètres si vous lui en donnez le droit. | Oui |
| Agent | Planning, locations, états des lieux et clients. Règlements si vous lui en donnez le droit. | Seulement si vous lui en donnez le droit |
| Finance | Consulte les coûts et les marges, exporte. Ne modifie rien. | Non |
Exporter les données d'un client et effacer sa fiche demandent le droit « Gérer les paramètres » : le propriétaire l'a, un administrateur peut le recevoir.
La vérification d'identité
Le client vérifie sa pièce sur son propre téléphone, sur la page de Didit. Lokary ne reçoit ni les photos, ni la vidéo, ni aucune donnée biométrique.
- Lokary garde le résultat de chaque étape, le motif d'un échec, le type, le pays et la fin de validité du document.
- Le nom et la date de naissance lus sur le document ne sont pas gardés.
- Dès que la réponse est enregistrée, Lokary demande à Didit d'effacer la session : images, vidéo et données lues.
- La comparaison du visage n'est ouverte qu'une fois son cadre juridique validé, et seulement avec l'accord du client. Il peut toujours refuser et montrer sa pièce au rendez-vous.
Répondre à un client
Un client peut vous demander ses données, leur correction ou leur effacement. Tout se fait depuis sa fiche.
- Vous ouvrez la fiche du client
Dans Clients. La partie « Données personnelles » n'apparaît qu'aux membres habilités.
- Pour une demande d'accès, vous exportez ses données
Le bouton « Exporter ses données (JSON) » crée un fichier avec sa fiche, ses locations et ses vérifications. Les pièces sont listées, pas jointes. L'export est noté dans le journal.
- Pour une correction, vous modifiez la fiche
Avec le bouton Modifier, comme pour toute fiche.
- Pour un effacement, vous effacez depuis la page Modifier
Sans contrat, la fiche est supprimée. Avec des contrats, elle est anonymisée : coordonnées, permis et pièces sont effacés, les contrats et factures restent.
Vos exports d'agence
Flotte, locations, charges, règlements et résultats s'exportent en CSV, pour Excel ou votre comptable, par les rôles habilités.
Combien de temps
Lokary applique ces durées par défaut. Votre agence reste responsable de ses durées, et peut effacer plus tôt une fiche qui le demande.
| Donnée | Durée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Contrats, factures et avoirs | 10 ans | Durée de conservation des pièces comptables. |
| Fiche client, résultat de vérification, photos d'états des lieux | 5 ans après la dernière location, puis fiche anonymisée | Délai pour agir en justice en cas de litige. |
| Pièces d'identité et permis déposés | 12 mois après la dernière location | Préparer la location suivante. Gardés jusqu'à la clôture d'un dossier d'accident ou d'un litige ouvert. |
| Journal des consultations | 1 an, ou avec le contrat qu'il concerne | Savoir qui a vu quoi, en cas de doute. |
| Données de l'agence après l'arrêt de l'abonnement | 90 jours en lecture seule, puis supprimées | Vous laisser le temps d'exporter. |
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Rôle de chaque membre | Choisi à l'invitation | Paramètres, section Équipe |
| Voir les pièces d'identité et permis | Propriétaire et administrateurs | Paramètres, section Équipe |
| Exporter les données financières | Propriétaire et membres Finance | Paramètres, section Équipe |
Les cas particuliers
Un membre quitte l'agence
Vous révoquez son accès. Il est coupé tout de suite, et ses tâches restent visibles pour être réaffectées.
Un membre perd son téléphone
Le propriétaire révoque son accès, puis l'invite à nouveau. L'ancien téléphone ne peut plus rien ouvrir.
Un client veut faire effacer un contrat signé
Le contrat reste, car votre agence doit le garder. Sa fiche est anonymisée : coordonnées, permis et pièces sont effacés.
Lokary découvre une fuite de données
Votre agence est prévenue par e-mail au plus tard 48 heures après que Lokary en a connaissance, avec ce qui est touché. C'est à vous de prévenir la CNIL et vos clients si besoin.
Les limites
- Lokary n'a pas de certification de sécurité. Celles des hébergeurs ne sont pas les siennes.
- La région de la base de données et la politique de sauvegarde sont encore à confirmer avec l'hébergeur.
- Pas de connexion unique d'entreprise : chaque membre se connecte avec son adresse e-mail.
- Les durées de conservation ne se règlent pas encore agence par agence.
- Lokary ne remplace pas vos obligations de responsable : informer vos clients et ne demander que les pièces utiles restent à votre charge.
Questions fréquentes
Une autre agence peut-elle voir mes clients ?
Non. Chaque agence ne voit que ses propres véhicules, clients, contrats et fichiers. Cette règle est appliquée par la base de données elle-même. Lokary ne partage aucun fichier de clients entre agences.
Lokary voit-il les numéros de carte de mes clients ?
Non. Les cartes sont saisies chez Stripe, sur le téléphone du client. Lokary ne reçoit que le montant et l'état du paiement.
Lokary garde-t-il le visage de mes clients ?
Non. Les images et la vidéo de la vérification sont traitées par Didit, puis effacées chez Didit dès que la réponse est enregistrée. Lokary ne garde aucune image ni aucune donnée biométrique.
Mes données sont-elles vendues ou utilisées pour de la publicité ?
Non. Elles servent seulement à faire fonctionner votre agence dans Lokary. Elles ne sont confiées qu'aux prestataires techniques listés sur cette page.
Lokary est-il certifié ?
Non. Nos hébergeurs ont leurs propres certifications, mais elles leur appartiennent : ce ne sont pas des certifications de Lokary.
Comment signaler une faille de sécurité ?
Écrivez-nous depuis la page Contact, en commençant votre message par « Sécurité ». Décrivez ce que vous avez vu, sans publier de détail et sans accéder aux données d'autrui.