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Équipe et droits
Chaque personne de l'agence a son propre accès, avec un rôle et, si besoin, des habilitations en plus. Un agent prépare les locations sans voir vos marges, votre comptable lit les chiffres sans rien modifier.
En bref
| Question | Réponse |
|---|---|
| Combien de rôles ? | Quatre : propriétaire, administrateur, agent et finance. |
| Qui invite ? | Le propriétaire, et les administrateurs pour les agents et les membres finance. |
| Comment ? | Par un lien personnel valable 7 jours, que seul un compte avec l'adresse invitée peut accepter. |
Les 4 rôles
| Rôle | Pour qui | En résumé |
|---|---|---|
| Propriétaire | Le responsable de l'agence, qui a créé le compte | Tous les droits, dont l'abonnement et le transfert de propriété. Il y en a toujours un, et un seul. |
| Administrateur | Un associé ou un bras droit | Gère la flotte, les tarifs et les agents. Les chiffres et les paramètres selon ses habilitations. |
| Agent | Un employé qui fait les rendez-vous | Planning, locations, états des lieux et clients. Les règlements et les pièces selon ses habilitations. |
| Finance (lecture) | Votre comptable ou un associé qui suit les chiffres | Consulte les dossiers, les coûts et les marges, et exporte. Ne modifie rien. |
Qui peut faire quoi
« Avec habilitation » veut dire que le droit est donné en plus, personne par personne.
| Action | Propriétaire | Administrateur | Agent | Finance |
|---|---|---|---|---|
| Planning, locations, états des lieux, clients, amendes | Oui | Oui | Oui | Lecture seule |
| Voir les pièces d'identité et le numéro de permis | Oui | Oui | Avec habilitation | Non |
| Enregistrer les règlements | Oui | Avec habilitation | Avec habilitation | Non |
| Voir les coûts, les marges et le chiffre d'affaires | Oui | Avec habilitation | Non | Oui |
| Exporter les données financières | Oui | Avec habilitation | Non | Oui |
| Ajouter, importer ou archiver une voiture, changer ses tarifs | Oui | Oui | Non | Non |
| Changer le prix, la caution ou faire une remise sur une réservation | Oui | Oui | Non | Non |
| Dérogations : lever une restriction client, faire un avoir, facturer un dégât, clôturer un mois | Oui | Oui | Non | Non |
| Valider un client sans vérification d'identité | Oui | Non | Non | Non |
| Paramètres de l'agence, conditions, fournisseurs, Stripe | Oui | Avec habilitation | Non | Non |
| Inviter et gérer les membres | Oui | Agents et finance seulement | Non | Non |
| Abonnement et transfert de propriété | Oui | Non | Non | Non |
Les habilitations
Une habilitation ajoute un droit précis à une personne, sans changer son rôle. Chaque rôle a les siennes :
- Administrateur : voir les coûts et la marge, exporter les données financières, enregistrer les règlements, gérer les paramètres et fournisseurs.
- Agent : voir les pièces d'identité et permis, enregistrer les règlements.
- Propriétaire et Finance : aucune. Le propriétaire a déjà tout, le rôle Finance reste en lecture.
Qui peut inviter qui
- Le propriétaire invite des administrateurs, des agents et des membres finance.
- Un administrateur invite seulement des agents et des membres finance. Il ne gère ni les autres administrateurs ni le propriétaire.
- Un agent et un membre finance n'invitent personne. Ils ne voient pas la page Équipe.
- Personne n'est invité comme propriétaire : la propriété se donne par un transfert.
L'invitation pas à pas
- Vous ouvrez Paramètres, Équipe
Puis la partie « Inviter un membre ».
- Vous saisissez son adresse e-mail
Celle avec laquelle la personne se connectera. Vérifiez-la bien : l'invitation ne marche qu'avec cette adresse.
- Vous choisissez le rôle et les habilitations
Le rôle Agent est proposé d'abord, avec « Enregistrer les règlements » déjà coché. Décochez si besoin.
- Vous préparez puis envoyez l'invitation
Lokary vous montre l'adresse en entier avant l'envoi, pour éviter une erreur.
- La personne reçoit un e-mail
Il contient un lien personnel valable 7 jours. Si l'e-mail ne part pas, Lokary vous affiche le lien : copiez-le et envoyez-le vous-même, par exemple sur WhatsApp.
- Elle ouvre le lien et se connecte
Avec un compte à l'adresse invitée, ou en le créant. Elle confirme son adresse, puis rejoint l'agence avec le rôle choisi.
Dans la liste des invitations, chacune affiche son état : en attente avec sa date limite, acceptée, révoquée ou expirée. Une invitation en attente se révoque d'un geste : le lien ne marche plus.
Changer l'accès d'un membre
Dans la liste des membres, touchez « Modifier l'accès ». Vous changez le rôle et les habilitations. Le changement s'applique dès sa prochaine action, même si la personne a déjà Lokary ouvert. En changeant de rôle, seules les habilitations possibles pour le nouveau rôle sont gardées.
Révoquer un membre
Touchez l'icône de corbeille à côté du membre, puis « Révoquer l'accès ».
- L'accès est coupé tout de suite : la personne ne peut plus ouvrir un dossier, exporter ni obtenir un lien vers un fichier.
- Ses dossiers restent dans l'historique. Ses tâches restent visibles et se confient à quelqu'un d'autre.
- Elle ne compte plus dans les membres de votre formule.
- Le propriétaire ne peut pas être révoqué : l'agence garde toujours un propriétaire.
Transférer la propriété
Seul le propriétaire peut le faire, depuis Paramètres, Équipe, avec « Transférer la propriété » à côté d'un membre.
- Le membre choisi devient propriétaire, avec tous les droits, dont l'abonnement et les fournisseurs.
- Vous devenez administrateur, sans habilitation. Le nouveau propriétaire peut vous en redonner.
- Seul le nouveau propriétaire pourra vous rendre la propriété. Vérifiez donc bien le nom avant de confirmer.
Les membres par formule
| Formule | Membres, propriétaire compris | Équipe et droits détaillés |
|---|---|---|
| Solo, 49 € HT par mois | 1 | Non : vous travaillez seul |
| Essentiel, 99 € HT par mois | 2 | Limité : une personne en plus de vous |
| Équipe, 199 € HT par mois | 5 | Oui |
| Sur mesure | Sur devis | Oui |
Chaque rendez-vous a un membre responsable, qui le voit dans sa tournée du jour. Voir Mode rendez-vous.
- Sofiane, le responsable
- Propriétaire
- Léa, son associée
- Administratrice, voit les coûts et la marge
- Mehdi, aux rendez-vous
- Agent, règlements et pièces
- Yanis, aux rendez-vous le week-end
- Agent, règlements
- Claire, la comptable
- Finance
- Membres utilisés
- 5 sur 5
Des droits vérifiés à chaque action
Cacher un bouton ne suffit pas. À chaque action, Lokary vérifie le rôle et les habilitations de la personne. Si quelqu'un contourne l'écran, l'action est quand même refusée.
Lokary garde aussi la trace de qui a fait quoi, avec la date : contrats, vérifications d'identité, tarifs, factures, consultations de pièces, et chaque membre ajouté, modifié ou retiré.
Les réglages
| Réglage | Par défaut | Où |
|---|---|---|
| Rôle proposé à l'invitation | Agent, avec « Enregistrer les règlements » | Paramètres, Équipe |
| Habilitations d'un membre | Celles cochées à l'invitation | Paramètres, Équipe, « Modifier l'accès » |
| Durée du lien d'invitation | 7 jours, fixe | Appliquée partout |
| Nombre de membres | Selon la formule : 1, 2 ou 5 | Abonnement |
Les cas particuliers
Un agent veut faire une remise
Au rendez-vous, Mehdi veut faire 50 € de remise à un client fidèle sur la M3. Lokary refuse : le prix d'une réservation est réservé au propriétaire et aux administrateurs. Mehdi demande à Léa ou à Sofiane, qui change le prix depuis leur propre accès. Si Mehdi doit le faire souvent, il faut le passer administrateur.
Un employé quitte l'agence
Révoquez son accès le jour de son départ. Confiez ses rendez-vous à venir à un autre membre. S'il détenait des espèces de caution, notez leur passage dans la réservation. Sa place se libère pour une nouvelle invitation.
L'invitation a expiré
Passé 7 jours, le lien ne marche plus et l'invitation s'affiche « Expirée ». Envoyez une nouvelle invitation à la même adresse : l'ancienne ne la bloque pas.
Une invitation est déjà en attente
Une seule invitation peut attendre par adresse. Révoquez-la, puis envoyez-en une nouvelle, par exemple avec un autre rôle.
La personne ouvre le lien avec une autre adresse
Lokary refuse : l'invitation est destinée à une autre adresse e-mail. Elle se connecte avec le compte de l'adresse invitée, ou vous l'invitez à nouveau avec la bonne.
Un administrateur veut voir les marges
Le propriétaire lui ajoute l'habilitation « Voir les coûts et la marge ». Sans elle, il gère la flotte sans voir les chiffres.
Les limites
- Pas de connexion unique d'entreprise : chaque membre se connecte avec sa propre adresse e-mail.
- L'historique des changements de l'équipe est enregistré, mais n'a pas encore d'écran à lui.
Questions fréquentes
Combien de membres puis-je avoir ?
1 en Solo, 2 en Essentiel, 5 en Équipe, davantage sur devis. Chaque personne compte, propriétaire compris. Un membre révoqué ne compte plus.
Un agent peut-il accorder une remise ?
Non. Le prix, la caution et les remises d'une réservation sont réservés au propriétaire et aux administrateurs. Lokary refuse la modification même si quelqu'un contourne l'écran.
Mon comptable peut-il avoir un accès ?
Oui, avec le rôle Finance. Il consulte les chiffres et les exporte, sans rien pouvoir modifier. Il compte comme un membre.
Puis-je changer mon propre rôle ?
Non. Personne ne change son propre rôle. Le propriétaire passe la main par un transfert de propriété.